在 Ottermind 使用 Google Drive：找出檔案，準備專案交接

將下一次交接所需的檔案集中到 Ottermind 的一項專屬任務中。設定好 Google Drive 技能後，你的 AI 代理可以尋找有權存取的檔案、以支援的格式匯出，並協助將選定資料整理到交接資料夾。你提供來源位置與預期成果，工作就從團隊現有的檔案展開。

當「把專案資料交過來」牽涉好幾個決定時，這種做法就很實用：要採用哪個版本、哪些文件需要 PDF 副本，以及接手的人該從哪裡開始。一份實用的交接資料除了彙整檔案，也要回答這些問題。

下文以虛構的合作夥伴導入專案交接為例。檔名、資料夾結構與輸出表格都是示意，並非從已連線的 Drive 帳戶取得的結果。

連結存放資料的帳戶

使用 byungkyu 發布的 Google Drive 技能。這項第三方技能透過 Maton 閘道連線，需要 Maton API 金鑰與有效的 Google OAuth 連線；其他 Drive 技能可能採用不同的連線方式。

依照技能設定指南新增、啟用技能，並綁定至負責這項任務的 AI 代理。完成所選技能的連線步驟後，提供一個已知的資料夾 URL，請代理確認能夠存取的資料夾。

同一專案名稱出現在多個位置時，這個初始請求特別有幫助。在要求代理收集、複製或重新命名任何內容之前，先確認來源。

連線與檔案操作: Google Drive 技能設定

找出資料，明確呈現版本選擇

假設你需要交接一個合作夥伴導入專案。來源資料夾內有可編輯的專案摘要、一份簡報、一個較舊的 PDF，以及存放工作坊筆記的資料夾。有兩個檔名包含「定稿」。其中一個的修改時間較新，只是因為有人改過標題。

先建立檔案清單。請代理提供足以辨識檔案、說明其為何可能適合納入交接的中繼資料。Google Drive 支援依名稱、類型、所屬資料夾及修改時間搜尋，有助於縮小範圍。

尋找檔案與資料夾: Google Drive 搜尋說明文件

請從以下資料夾建立合作夥伴導入專案的交接檔案清單：
[Drive 資料夾 URL]。先列出直接位於其中的檔案，並另外列出子資料夾，
讓我選擇是否納入。

針對每個候選檔案，回傳檔名、檔案類型、最後修改時間及來源連結。
將名稱相近的檔案分組，並解釋分組依據。
指出需要我決定的版本選擇。不要因為檔案較新或名稱含有「定稿」，
就認定它已獲核准。
回報任何不完整的結果。不要移動或重新命名檔案。

清單應該協助你做選擇。在這個虛構的資料夾中，可能會是這樣：

這些差異僅供示例，並非實際擷取的檔案。它們說明，列出檔案與決定版本是兩個不同的工作環節。中繼資料能找出候選檔案，卻無法證明文件已獲得專案負責人核准。

選定來源檔案後，用更明確的請求繼續：「使用這份摘要和這份簡報。排除較舊的 PDF。工作坊筆記只納入下列連結中的兩份。」這樣的回覆為下一步界定了明確的來源範圍。

如果決定前需要比較實際內容，請另外安排閱讀任務，並確認可用工具能處理這些格式。文件分析指南說明了這個階段應留意的事項。

依檔案用途準備匯出版本

可編輯文件適合繼續推進專案的同事；PDF 適合需要固定閱讀版本的審查者。交接資料可以同時包含兩者，但應說清楚它們的對應關係。

Drive 的匯出操作支援將 Google Workspace 文件轉成特定輸出格式。Google Docs 與 Slides 支援匯出 PDF。現有的 PDF 是直接下載的檔案，不需要使用 Google 文件的同一種匯出操作。

選擇匯出格式: Google Workspace 匯出格式

請將以下已核准的來源檔案匯出為 PDF：
[Google Docs 摘要 URL]
[Google Slides 簡報 URL]

保持來源文件不變。依來源檔案為每個匯出檔命名，
並加上今天的日期，以便辨識這次交接的副本。
透過可用的交付工具回傳檔案，並提供索引，
列出每一項的來源 URL、匯出檔名與匯出結果。
回報所有失敗或不支援的匯出。不要共用或傳送檔案。

索引也是交付成果的一部分。即使之後有人變更原始文件，你仍能循索引追溯匯出副本所使用的文件。

收到檔案後，請開啟檢查。查看摘要中的表格、簡報投影片的邊緣，以及接手者需要使用的連結。有些資訊屬於協作環境，而不在匯出的頁面中：不要假定 PDF 副本會保留來源檔的所有留言或協作功能。

如果某個檔案在選定格式下難以閱讀，請回到該來源，判斷其他匯出格式或可編輯檔案是否更合適。處理例外狀況時，在索引中保留成功匯出的項目。

整理成他人容易查閱的資料夾

選好檔案後，依接手者要做的事來安排。以這個例子來說，三個區塊就足夠：閱讀摘要、查閱參考資料、使用交付成果。

所選的 Drive 技能支援建立資料夾，以及複製、移動和重新命名檔案。若交接資料來自仍在使用的專案檔案，複製能保留團隊正在使用的原始檔。請在要求中明確寫出這項選擇，不要留給代理推測。

請為這組已核准的 Drive 檔案規劃交接資料夾：[檔案 URL]。
使用三個區塊：專案摘要、參考資料、交付成果。

列出每個來源連結、建議的目的地與建議檔名。
規劃複製選定來源檔案，讓原始檔留在原處。
標示不明確的名稱，並在建立資料夾或複製檔案前等待我核准。
保持共用權限不變。
執行核准的計畫後，回傳目的地連結，
以及已完成與未完成操作的清單。

核准計畫前，先從接手者的角度檢視。「專案摘要」應該提供起點，而非好幾個難以取捨的版本。「參考資料」應收錄有助於理解工作的筆記。「交付成果」應包含選定的專案產出，並用檔名區分用途。

對於回傳到本機的匯出 PDF，請確認要如何放進交接資料夾。上述流程複製的是 Drive 現有檔案；將新匯出的本機檔案放回 Drive，還需要可用的上傳工具。若沒有這類工具，就將 PDF 當作另行交付的附件，並在索引中說明。

接著，可以用簡短的交接說明介紹整套資料：

請先閱讀導入摘要，了解範圍與已做出的決定。進行簡報時請使用審查簡報。參考資料夾內有選定的兩份工作坊筆記。PDF 副本另外列在匯出索引中。

這段示例說明提供了方向，無須重複每個檔案的內容。請代理依實際接手者調整版本，並檢查連結是否指向已完成的目的地。

建立資料夾與接手者能否存取是兩回事。送出交接資料前，請確認指定對象能開啟相關檔案，並核准確實需要的個別共用設定變更。

從一個資料夾開始，完成一套清楚的交接資料

完整的交接包含選定的來源檔案、易於閱讀的輸出，以及指引從何開始的說明。你可以在同一段對話中完成這三個目標，隨著選項逐漸具體，逐一檢視。

開啟 Google Drive 技能，帶上下一次交接的資料夾。技能入門介紹說明如何讓 AI 代理使用這項能力。AI 代理工作空間指南則將這些檔案作業連結到你需要完成的整體專案。