AI 收據追蹤工具
上傳收據或費用資料，並描述你需要的明細表。Ottermind 會整理紀錄、套用你提供的規則、彙總支出，並標示缺漏資訊供你審核。
請整理我上傳的收據，產出 的費用明細。依 歸類並統計總額，以 交付。保留商家、日期、金額、稅費和幣別；將缺失或不確定的資訊標記為「需要核對」，不要猜測或捏造數值。
將收據檔案轉為可供審核的明細表
從真實的費用資料和明確的報告目標開始。以下案例展示你可以透過 Ottermind 準備哪些整理完成的成果。
為什麼要用 Ottermind 整理收據
實用的收據追蹤工具應能配合你現有的費用審核方式，讓來源資料隨時可查，並協助你更快找出不確定的紀錄。
建立符合工作流程需求的明細表
使用自己的欄位與報告架構，不必為了固定範本改變每項工作。你可以要求每月明細表、每週政策審核、專案成本報告或報銷清單。需求改變時，也能在同一段對話中繼續調整架構。
套用你提供的規則
將費用類別、可扣除項目指示或公司政策交給 AI 收據追蹤工具。Ottermind 會把這些規則套用到已上傳的紀錄，並解釋項目需要審核的原因。它不會自行建立缺少的規則，也不會假設某筆費用已獲核准。
從不同角度查看總額
使用同一份整理完成的明細表，依類別、專案、員工、客戶或其他來源欄位彙總支出。這讓你能更輕鬆地從收據整理進入每月報告、專案成本審核、報銷準備或團隊支出分析。
優先處理例外，而不是已完成的紀錄
缺少收據、總額無法辨識、供應商資訊不完整、金額異常和核准缺漏，不該埋在冗長的試算表裡。Ottermind 會保留尚未確認的數值，並將需要判斷的紀錄集中到清楚的審核清單中。
AI 收據追蹤與人工整理比較
兩種方式最後都需要人工審核，差別在於審核開始前，你把時間花在哪裡。
起點
- 人工或範本式工作流程
- 逐筆重新輸入或貼上收據內容到固定欄位。
- Ottermind AI 收據追蹤工具
- 上傳來源檔案，並描述你需要的明細表。
業務規則
- 人工或範本式工作流程
- 逐列套用類別與政策檢查。
- Ottermind AI 收據追蹤工具
- 套用任務中提供的書面規則。
摘要
- 人工或範本式工作流程
- 為每份報告建立公式並重新整理資料群組。
- Ottermind AI 收據追蹤工具
- 要求依類別、專案、客戶或員工計算總額。
不確定的紀錄
- 人工或範本式工作流程
- 等到後續檢查試算表時才找出缺漏欄位。
- Ottermind AI 收據追蹤工具
- 在第一次處理時就標示不明數值與缺少的證明。
修改
- 人工或範本式工作流程
- 編輯檔案，再重建受到影響的摘要。
- Ottermind AI 收據追蹤工具
- 在對話中修正背景資訊並重新產生結果。
適用對象
適合需要在會計處理、政策審核或報銷之前，把費用紀錄整理得更清楚的人。
自由工作者與獨立專業人士
依客戶、專案或月份整理收據，為開立發票、製作報告或交給會計師準備更清楚的紀錄。
小型企業與記帳人員
整理一批採購紀錄、拆分稅金與手續費，並在資料進入會計流程前找出不完整的紀錄。
財務與營運團隊
依照書面政策檢查已提交的費用，並分開符合規定的項目、例外，以及缺少核准證明的紀錄。
員工與薪資團隊
依員工彙總已核准金額，為薪資作業準備明確的交付內容，同時讓尚未解決的申請保持可見。
AI 收據追蹤工具如何運作
1上傳收據、資料與規則
加入 Ottermind 支援的收據圖片、PDF、匯出的費用資料或政策文件。說明報告期間、費用歸屬對象，以及你需要的輸出結果。 列出明細表必須包含的欄位、類別、摘要和審核條件。若有適用的稅務規則或公司政策，請提供確切指示，不要讓 AI 收據追蹤工具自行推測。
2整理紀錄並計算摘要
Ottermind 會讀取來源資料並建立格式一致的明細表。它可以拆分金額、將購買項目分組、套用你提供的規則，並依類別、客戶、專案、員工或報告期間計算總額。 未填寫的欄位與缺少的證明會保持清楚可見。遇到資訊不明的費用時，收據追蹤工具不會默默將它視為已完成，而是把它列入後續審核。
3審核例外並準備交付
對照原始檔案，檢查 Ottermind 標示的紀錄。你可以修正數值、確認類別、補上核准證明，或說明某筆採購與專案的關係，不必重建整份明細表。 接著準備工作流程所需的格式，例如供會計師使用的每月摘要、報銷清單、政策例外表，或針對異常支出的精簡說明。
常見問題
使用 AI 整理收據資料前，經常遇到的實務問題與解答。
什麼是 AI 收據追蹤工具？
AI 收據追蹤工具會讀取收據檔案或費用資料，並把現有明細轉換成有條理的紀錄。它可以協助擷取商家、日期、金額、稅金、幣別與類別，計算指定的摘要，並標示仍需人工審核的欄位。
它和收據掃描工具有什麼不同？
收據掃描工具只會建立數位副本。AI 收據追蹤工具還會根據報告任務整理內容，例如依客戶、專案、月份、員工或類別整理費用。原始檔案依然很重要，因為擷取出的數值應與來源互相核對。
我可以使用哪些檔案？
你可以加入 Ottermind 支援的收據圖片、PDF、匯出的費用資料和相關文件。來源品質會影響結果，請使用完整且清楚可讀的檔案；若希望追蹤工具套用特定業務規則，也請附上相關政策文件。
AI 收據追蹤工具可以分類企業費用嗎？
可以。你可以提供類別清單，或請 Ottermind 根據現有的購買明細建議分類架構。若同一家供應商銷售不同產品，或類別取決於客戶、專案、稅務規則或內部政策，請務必審核結果。
資訊缺漏或模糊時會怎麼處理？
請 Ottermind 將無法辨識的欄位保留空白並標示待審核。可以的話，請上傳更清楚的來源，或手動補充缺少的背景資訊。讓紀錄保持未解決，比填入看似完整的虛構數值更安全。
明細表建立後還能修改嗎？
可以。你可以在同一段對話中修正數值、重新命名類別、調整費用分組，或要求不同的摘要。將更新後的明細表用於其他用途前，請對照來源收據確認重要變更。
結果可以用於稅務、政策決策或報銷嗎？
收據追蹤工具可以套用你明確提供的規則，並準備紀錄供你審核，但不能取代會計師、稅務專業人士、財務主管、薪資負責人或公司政策。最終分類、核准與付款決定，仍應由負責人確認。
減少整理收據的時間
上傳檔案、說明你希望如何整理費用，再讓 Ottermind 準備初步結果。審核例外項目，並帶著更清楚的紀錄繼續下一步。