Utiliser Google Drive avec Ottermind : retrouver les fichiers et préparer la passation

Rassemblez les fichiers de votre prochaine passation dans une seule tâche dédiée sur Ottermind. Une fois la compétence Google Drive configurée, votre agent peut retrouver les fichiers accessibles, préparer des exports dans les formats pris en charge et vous aider à organiser les éléments retenus dans un dossier de passation. Vous indiquez l’emplacement des sources et le résultat attendu ; le travail commence à partir des fichiers que votre équipe possède déjà.

Cette approche est utile quand « envoyer les documents du projet » suppose plusieurs choix : quelle version retenir, quels documents convertir en PDF et comment indiquer au destinataire par où commencer. Une passation utile répond à ces questions tout en réunissant les fichiers.

L’exemple ci-dessous porte sur la passation fictive d’un projet d’intégration d’un partenaire. Les noms de fichiers, l’arborescence et les tableaux de sortie sont des illustrations, pas des résultats provenant d’un compte Drive connecté.

Connecter le compte qui contient vos documents

Utilisez la compétence Google Drive publiée par byungkyu. Cette compétence tierce se connecte par la passerelle Maton. Elle nécessite une clé API Maton et une connexion Google OAuth active ; d’autres compétences Drive peuvent employer des méthodes de connexion différentes.

Ajoutez et activez la compétence, puis associez-la à l’agent chargé de votre tâche en suivant le guide de configuration des compétences. Suivez les instructions de connexion de la compétence choisie, puis donnez à l’agent l’URL d’un dossier connu et demandez-lui de confirmer le dossier auquel il peut accéder.

Cette première demande est particulièrement utile si le même nom de projet apparaît à plusieurs endroits. Confirmez la source avant de demander à l’agent de rassembler, copier ou renommer quoi que ce soit.

Connexion et opérations sur les fichiers: Configuration de la compétence Google Drive

Retrouver les documents et expliciter les choix de versions

Supposons que vous deviez transmettre un projet d’intégration d’un partenaire. Le dossier source contient une note de cadrage modifiable, une présentation, un ancien PDF et un dossier de notes d’atelier. Deux noms de fichiers comportent « final ». L’un d’eux a une date de modification plus récente parce que quelqu’un a changé son titre.

Commencez par un inventaire. Demandez suffisamment de métadonnées pour reconnaître les fichiers et comprendre pourquoi ils pourraient figurer dans la passation. Google Drive permet de rechercher par nom, type, appartenance à un dossier et date de modification, ce qui peut aider à réduire la sélection.

Recherche de fichiers et de dossiers: Documentation de recherche Google Drive

Prépare un inventaire pour la passation du projet d’intégration du partenaire
à partir de ce dossier : [URL du dossier Drive]. Commence par les fichiers
situés directement dans ce dossier et liste les sous-dossiers séparément
pour que je puisse décider de les inclure ou non.

Pour chaque fichier candidat, indique son nom, son type, sa date de dernière
modification et son lien source. Regroupe les noms similaires et explique
ce regroupement. Signale les choix de versions qui nécessitent ma décision.
Ne suppose pas qu’un fichier est approuvé parce qu’il est plus récent
ou que son nom contient « final ».
Signale tout résultat incomplet. Ne déplace et ne renomme aucun fichier.

Un inventaire doit vous aider à choisir. Dans ce dossier fictif, cela pourrait donner :

Ces distinctions sont des exemples, pas des fichiers récupérés. Elles montrent pourquoi dresser une liste de fichiers et choisir une version sont deux étapes distinctes. Les métadonnées permettent d’identifier des candidats ; elles ne prouvent pas qu’un document a été approuvé par le responsable du projet.

Une fois les sources choisies, poursuivez avec une demande plus précise : « Utilise cette note et cette présentation. Écarte l’ancien PDF. Inclus uniquement les deux notes d’atelier dont les liens figurent ci-dessous. » Cette réponse définit explicitement les sources de l’étape suivante.

Si vous devez comparer les contenus avant de décider, faites-en une tâche de lecture distincte et vérifiez que les outils disponibles savent traiter les formats concernés. Le guide d’analyse de documents explique les points à examiner à cette étape.

Préparer les exports selon l’usage des fichiers

Un document modifiable est utile au collègue qui reprend le projet. Un PDF convient à une personne qui a besoin d’une version de lecture stable pour sa revue. La passation peut inclure les deux, à condition de préciser leur correspondance.

L’opération d’export de Drive propose des formats de sortie spécifiques pour les documents Google Workspace. Google Docs et Slides permettent l’export en PDF. Un PDF existant se télécharge comme un fichier ; il ne nécessite pas la même opération d’export qu’un document Google.

Choix des formats d’export: Formats d’export Google Workspace

Prépare des exports PDF de ces sources approuvées :
[URL de la note Google Docs]
[URL de la présentation Google Slides]

Ne modifie pas les documents sources. Nomme chaque export d’après sa source,
en ajoutant la date du jour pour identifier cet exemplaire de passation.
Retourne les fichiers via les outils de livraison disponibles et fournis
un index indiquant, pour chacun, l’URL source, le nom du fichier exporté
et le résultat de l’export.
Signale tout export échoué ou non pris en charge. Ne partage et n’envoie pas les fichiers.

L’index fait partie du livrable. Il permet de retrouver le document utilisé pour produire une copie exportée, même si quelqu’un modifie ensuite l’original.

Une fois les fichiers reçus, ouvrez-les. Vérifiez les tableaux de la note, les bords des diapositives et les liens dont le destinataire aura besoin. Certaines informations appartiennent à l’environnement de travail plutôt qu’à la page exportée : ne partez pas du principe qu’un PDF conserve tous les commentaires ou toutes les fonctions collaboratives de sa source.

Si un fichier se lit difficilement dans le format choisi, revenez à la source concernée et déterminez si un autre export ou le fichier modifiable serait plus adapté. Conservez les exports réussis dans l’index pendant que vous réglez cette exception.

Constituer un dossier dans lequel on peut se repérer

Une fois les fichiers sélectionnés, organisez-les en fonction des actions du destinataire. Pour cet exemple, trois sections suffisent : lire la note, consulter les références et utiliser les livrables.

La compétence Drive choisie permet de créer des dossiers ainsi que de copier, déplacer et renommer des fichiers. Pour une passation constituée à partir de fichiers de projet encore utilisés, la copie peut préserver les originaux de travail de l’équipe. Formulez ce choix dans la demande au lieu de le laisser implicite.

Prévois un dossier de passation pour cet ensemble approuvé de fichiers Drive :
[URL des fichiers]. Utilise trois sections : Note de cadrage, Références et Livrables.

Affiche chaque lien source, la destination proposée et le nom de fichier proposé.
Prévois de copier les sources sélectionnées en laissant les originaux en place.
Signale les noms ambigus et attends mon approbation avant de créer les dossiers
ou de faire des copies. Ne change pas les autorisations de partage.
Après avoir appliqué le plan approuvé, retourne les liens de destination
et une liste des opérations terminées et incomplètes.

Avant d’approuver le plan, examinez-le du point de vue du destinataire. « Note de cadrage » doit contenir le point de départ, pas plusieurs versions concurrentes. « Références » doit réunir les notes qui aident à comprendre le travail. « Livrables » doit contenir les productions retenues, avec des noms qui distinguent leurs usages.

Pour les PDF exportés et retournés localement, confirmez comment ils rejoindront le dossier de passation. Le processus ci-dessus copie des fichiers déjà présents dans Drive ; remettre dans Drive un nouveau fichier exporté en local nécessite aussi un outil d’importation disponible. Sans cet outil, gardez les PDF comme pièces jointes livrées séparément et précisez-le dans l’index.

Une courte note de passation peut ensuite présenter l’ensemble :

Commencez par la note d’intégration pour connaître le périmètre et les décisions. Utilisez le support de revue pour la présentation. Le dossier de références contient les deux notes d’atelier retenues. Les copies PDF sont répertoriées séparément dans l’index d’export.

Cet exemple de note donne un point de repère sans répéter le contenu de chaque fichier. Demandez une version adaptée au destinataire réel et vérifiez que ses liens renvoient aux destinations effectivement créées.

Créer un dossier et donner accès au destinataire sont deux choses distinctes. Avant d’envoyer la passation, confirmez que la personne prévue peut ouvrir les fichiers concernés et approuvez les modifications de partage précises qui s’avèrent nécessaires.

Partir d’un dossier pour aboutir à un ensemble clair

Une passation complète réunit des sources sélectionnées, des fichiers lisibles et une explication du point de départ. Vous pouvez avancer sur ces trois aspects dans une même conversation, en examinant les choix à mesure qu’ils se précisent.

Ouvrez la compétence Google Drive et apportez le dossier de votre prochaine passation. L’introduction aux compétences explique comment mettre cette capacité à disposition de votre agent. Le guide de l’espace de travail des agents relie ce travail sur les fichiers à l’ensemble du projet que vous devez terminer.