Importez des reçus ou des données de dépenses et décrivez le registre dont vous avez besoin. Ottermind organise les écritures, applique les règles que vous fournissez, synthétise les dépenses et signale les informations manquantes à vérifier.
Organisez mes reçus importés dans un relevé de dépenses pour . Classez-les par , calculez les totaux et livrez le résultat en . Conservez le commerçant, la date, le montant, les taxes et la devise ; marquez les informations absentes ou incertaines « À vérifier » sans inventer de valeurs.
Partez de données de dépenses réelles et d'un objectif de reporting précis. Ces exemples illustrent les résultats structurés que vous pouvez préparer dans Ottermind.
Transformez un fichier CSV de reçus de janvier en un registre classé par catégorie et par projet. Séparez les sous-totaux, la taxe sur les ventes, les pourboires et les frais, synthétisez le mois et marquez les dates, fournisseurs, totaux ou détails fiscaux manquants comme À vérifier.
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Vérifiez les dépenses hebdomadaires de l'équipe selon la politique fournie. Attribuez un statut à chaque ligne, calculez les dépenses par salarié et par client, puis préparez des listes ciblées pour les exceptions et les remboursements de frais.
Voir la conversationUn bon outil de suivi des reçus doit s'adapter à votre méthode de contrôle des dépenses, conserver les sources à portée de main et faciliter le repérage des écritures incertaines.
Partez de vos propres colonnes et de votre structure de reporting au lieu d'adapter chaque tâche à un modèle figé. Demandez un registre mensuel, un contrôle hebdomadaire des règles, un rapport de coûts par projet ou une liste de remboursements. Vous pouvez affiner la structure dans la même conversation à mesure que les besoins évoluent.
Transmettez au suivi de reçus par IA vos catégories de dépenses, vos consignes de déductibilité ou la politique de votre entreprise. Ottermind applique ces règles aux écritures importées et explique pourquoi un élément doit être vérifié. Il n'invente pas une règle manquante et ne suppose pas qu'une dépense a été approuvée.
Utilisez le même registre nettoyé pour synthétiser les dépenses par catégorie, projet, salarié, client ou autre champ source. Vous passez ainsi plus facilement du classement des reçus au reporting mensuel, au suivi des coûts par projet, à la préparation des remboursements ou à l'analyse des dépenses de l'équipe.
Les reçus manquants, les totaux illisibles, les fournisseurs incomplets, les montants inhabituels et les défauts d'approbation ne doivent pas se perdre dans une longue feuille de calcul. Ottermind laisse les valeurs incertaines non résolues et rassemble les écritures qui nécessitent une décision dans une liste de contrôle ciblée.
Les deux méthodes nécessitent toujours une vérification humaine finale. La différence réside dans le temps consacré à la préparation de ce contrôle.
Conçu pour celles et ceux qui ont besoin de notes de frais plus claires avant la comptabilisation, le contrôle des règles ou le remboursement.
Regroupez les reçus par client, projet ou mois et préparez un dossier plus clair pour la facturation, le reporting ou votre comptable.
Nettoyez un lot d'achats, séparez les taxes et les frais, puis repérez les écritures incomplètes avant leur intégration au processus comptable.
Vérifiez les dépenses soumises selon une politique écrite et distinguez les éléments conformes, les exceptions et les écritures sans justificatif d'approbation.
Synthétisez les montants approuvés par salarié et préparez une transmission ciblée à la paie tout en gardant les demandes non résolues visibles.
Ajoutez des images de reçus, des PDF, des données de dépenses exportées ou des documents de politique pris en charge par Ottermind. Indiquez la période comptable, les personnes concernées par les dépenses et le résultat attendu. Précisez les colonnes du registre, les catégories, les synthèses et les critères de vérification requis. Si une règle fiscale ou une politique d'entreprise s'applique, fournissez l'instruction exacte au lieu de demander au suivi de reçus par IA de la déduire.
Ottermind lit les documents sources et prépare un registre cohérent. Il peut séparer les montants, regrouper les achats, appliquer les règles fournies et calculer les totaux par catégorie, client, projet, salarié ou période comptable. Les champs incomplets et les justificatifs manquants restent visibles. Au lieu de considérer discrètement une dépense ambiguë comme complète, le suivi de reçus la place dans la liste des éléments à vérifier.
Comparez les écritures signalées par Ottermind aux fichiers d'origine. Corrigez une valeur, confirmez une catégorie, ajoutez un justificatif d'approbation ou expliquez le lien entre un achat et un projet sans reconstruire le registre. Préparez ensuite le format nécessaire à votre processus : synthèse mensuelle pour votre comptable, liste de remboursements, tableau des exceptions à la politique ou explication concise des dépenses inhabituelles.
Les réponses aux questions pratiques qui se posent avant d'organiser des données de reçus avec l'IA.
Un outil de suivi des reçus par IA lit les justificatifs ou les données de dépenses et transforme les informations disponibles en écritures structurées. Il peut extraire les commerçants, les dates, les montants, les taxes, les devises et les catégories, calculer les synthèses demandées et signaler les champs qui nécessitent encore une vérification humaine.
Un scanner de reçus crée une copie numérique. Un outil de suivi par IA organise également son contenu selon un objectif de reporting, par exemple les dépenses par client, projet, mois, salarié ou catégorie. Les fichiers d'origine restent essentiels, car les valeurs extraites doivent être vérifiées à la source.
Vous pouvez ajouter des images de reçus, des PDF, des données de dépenses exportées et les pièces justificatives acceptées par Ottermind. La qualité des sources influe sur le résultat. Utilisez des fichiers complets et lisibles, et ajoutez les documents de politique pertinents si vous souhaitez appliquer des règles métier précises.
Oui. Fournissez votre liste de catégories ou demandez à Ottermind de proposer une structure à partir des détails d'achat disponibles. Vérifiez le résultat lorsqu'un fournisseur vend différents produits ou lorsque la catégorie dépend d'un client, d'un projet, d'une règle fiscale ou d'une politique interne.
Demandez à Ottermind de laisser les champs illisibles vides et de les signaler pour vérification. Importez une source plus nette ou ajoutez manuellement le contexte manquant lorsque c'est possible. Une écriture non résolue est plus sûre qu'une valeur inventée qui semble complète.
Oui. Poursuivez dans la même conversation pour corriger une valeur, renommer une catégorie, regrouper différemment les dépenses ou demander une autre synthèse. Comparez les modifications importantes aux reçus sources avant d'utiliser le registre mis à jour ailleurs.
Le suivi de reçus peut appliquer les règles que vous fournissez explicitement et préparer des écritures à vérifier. Il ne remplace ni un comptable, ni un fiscaliste, ni un responsable financier, ni un gestionnaire de paie, ni la politique de l'entreprise. La personne compétente doit confirmer la classification finale ainsi que les décisions d'approbation et de paiement.
Importez les fichiers, expliquez comment organiser les dépenses et laissez Ottermind préparer une première version. Vérifiez les exceptions et poursuivez avec un registre plus clair.