如何用 Ottermind 分析多份檔案：從 PDF、Excel 到業務彙報

準備業務彙報時，資訊經常分散在 PDF 報告、Excel 表格和會議記錄里。可以把這些材料放進 Ottermind，先分別提取事實，再綜合分析，最後製作報告或簡報。本教程的重點是讓每項結論保留依據，方便你核對後繼續使用。

多檔案分析如何組織資料與結論

AI 多檔案分析適合將不同格式的資料整理成同一份報告。關鍵是先提取各檔案事實，再核對衝突，最後組織結論；保留來源位置有助於復查。

準備一份報告、一份業務表格和一份會議記錄，並使用容易區分的檔案名，例如“八月市場報告”“八月銷售明細”“九月規劃會議”。同時注明統計時間、資料單位和資料版本。

如果材料里有暫定目標或個人判斷，最好提前說明。這能幫助後續區分已經發生的事實、團隊計劃和分析建議。

上傳檔案後，可以這樣提出任務：

Prompt

閱讀這三份資料，先分別整理：報告中的主要事實與來源，表格中的關鍵指標與統計區間，會議記錄中的決定、待解決問題和行動項。重要數字注明檔案名及可定位的位置。不同檔案的資訊有衝突時，單獨列出，不要自行選一個答案。

先檢查這份資料摘要。尤其關注百分比與金額單位、統計月份，以及會議中“建議做”與“已經決定做”的區別。

不要只要求“總結所有資料”，而要給出彙報需要回答的問題。例如：

Prompt

根據已經確認的資訊，回答三個問題：本月業務有哪些變化，哪些變化需要團隊關注，下月應優先推進什麼。把事實、解釋和建議分開。每項建議說明依據；材料不足時明確寫出還需要什麼資訊。

這樣可以讓最終報告圍繞決策展開，避免把三份摘要簡單拼在一起。

確認分析方向後，再選擇輸出形式：

Prompt

將上述內容整理成一份管理層彙報。先給一頁摘要，再展開關鍵指標、主要問題和下一步行動。行動項包括負責人、時間和待確認事項。需要簡報的部分另整理成六頁 PPT，保持數字與報告一致。

不同成果可以共享同一組已經確認的資訊，但受眾與篇幅應分別說明。一頁摘要幫助快速判斷，詳細報告保留推理與依據。

選取至少三項重要結論，回到原檔案確認來源。檢查圖表是否採用正確區間，計算口徑是否一致，建議是否超出了資料能支持的範圍。

發現問題時，可以要求：“只修正統計區間和相關結論，保留其他內容結構。”完成後再檢查受到影響的頁面和段落。