在 Ottermind 中使用 Google Drive：查找文件，准备项目交接

把下一次交接所需的文件汇集到 Ottermind 的一个专门任务中。配置 Google Drive 技能后，你的智能体可以查找有权访问的文件，以支持的格式导出，并协助把选定资料整理到交接文件夹。你提供源文件位置和预期结果，工作就从团队已有的文件开始。

当“把项目资料发过来”涉及多个决定时，这种方式尤其有用：该用哪个版本，哪些文档需要 PDF 副本，接收者又该从哪里开始。好的交接不仅收齐文件，还要回答这些问题。

下文以一个虚构的合作伙伴入驻项目交接为例。文件名、文件夹结构和输出表格均为示例，并非从已连接的 Drive 账号中取得的结果。

连接存放资料的账号

使用 byungkyu 发布的 Google Drive 技能。这款第三方技能通过 Maton 网关连接，需要 Maton API 密钥和有效的 Google OAuth 连接；其他 Drive 技能可能采用不同的连接方式。

按照技能设置指南添加、启用技能，并将其绑定到负责此任务的智能体。完成所选技能的连接步骤后，向智能体提供一个已知的文件夹 URL，让它确认能够访问的文件夹。

如果多个位置都有同名项目，这个首次请求尤其有帮助。在要求智能体收集、复制或重命名任何内容之前，先确认来源。

连接与文件操作: Google Drive 技能设置

查找资料，明确需要选择的版本

假设你要交接一个合作伙伴入驻项目。源文件夹里有可编辑的项目简报、一份演示文稿、一个较旧的 PDF，以及存放研讨会笔记的文件夹。有两个文件名带有“最终版”。其中一个的修改时间更近，只是因为有人改过标题。

先列出清单。要求提供足以识别文件、解释其为何可能适合交接的元数据。Google Drive 支持按名称、类型、所属文件夹和修改时间搜索，有助于缩小范围。

查找文件和文件夹: Google Drive 搜索文档

请根据以下文件夹整理合作伙伴入驻项目的交接资料清单：
[Drive 文件夹 URL]。先列出直接位于该文件夹内的文件，并单独列出子文件夹，
以便我选择是否纳入。

对每个候选文件，返回文件名、文件类型、最后修改时间和来源链接。
将名称相近的文件归为一组，并解释分组依据。
指出需要我决定的版本选择。不要因为文件较新或名称中含有“最终版”，
就认定它已获批准。
报告所有不完整的结果。不要移动或重命名文件。

清单应当有助于你作出选择。在这个虚构文件夹中，可能是这样的：

这些是示例中的区别，并非实际检索出的文件。它们说明，列出文件与决定版本是工作中的两个不同部分。元数据可以帮助识别候选文件，却不能证明文档已得到项目负责人的批准。

选定源文件后，用更具体的请求继续：“使用这份简报和这份演示文稿。排除较旧的 PDF。研讨会笔记只包含下面链接中的两份。”这样的回复为下一步明确了源文件范围。

如果决定前需要比较实际内容，请单独安排一个阅读任务，并确认可用工具能够处理相关格式。文档分析指南介绍了这个阶段需要关注的事项。

按文件用途准备导出版本

可编辑文档适合接手项目的同事；PDF 则适合需要稳定阅读版本的评审者。交接资料可以同时包含两者，但要说明它们之间的对应关系。

Drive 的导出操作支持将 Google Workspace 文档转换为特定输出格式。Google Docs 和 Slides 均支持导出 PDF。已有的 PDF 是作为文件下载的，不需要使用 Google 文档的同一种导出操作。

选择导出格式: Google Workspace 导出格式

请将以下已批准的源文件导出为 PDF：
[Google Docs 简报 URL]
[Google Slides 演示文稿 URL]

保持源文档不变。按源文件为每个导出文件命名，
并加上今天的日期，以便识别本次交接副本。
通过可用的交付工具返回文件，同时提供索引，
列明每项的源 URL、导出文件名和导出结果。
报告所有失败或不受支持的导出。不要共享或发送文件。

索引也是交付成果的一部分。即使之后有人修改了原文档，你仍能根据索引追溯导出副本所用的源文档。

收到文件后，请打开检查。查看简报中的表格、演示文稿的幻灯片边缘，以及接收者需要使用的链接。有些信息属于协作工作环境，并不在导出的页面内：不要假定 PDF 副本会保留源文件的每条评论或全部协作功能。

如果某个文件在所选格式下难以阅读，请回到对应的源文件，判断换一种导出格式还是使用可编辑文件更合适。处理例外情况时，在索引中保留已经成功导出的项目。

整理成他人能够顺畅浏览的文件夹

选好文件后，围绕接收者接下来要做的事来组织。对这个示例而言，三个部分就足够：阅读简报、查阅参考资料、使用交付成果。

所选 Drive 技能支持创建文件夹，以及复制、移动和重命名文件。如果交接资料来自仍在使用的项目文件，复制可以保留团队的工作原件。在请求中明确说明选择复制，不要让智能体自行推断。

请为这组已批准的 Drive 文件规划交接文件夹：[文件 URL]。
分为三个部分：简报、参考资料、交付成果。

展示每个来源链接、建议目标位置和建议文件名。
计划复制所选源文件，将原件保留在原位。
标出含义不明确的名称，在创建文件夹或复制文件之前等待我的批准。
保持共享权限不变。
执行获批方案后，返回目标链接，以及已完成和未完成操作的清单。

批准方案前，从接收者的角度审视它。“简报”应提供明确的阅读起点，而不是几个相互竞争的版本。“参考资料”应收录有助于理解工作的笔记。“交付成果”应包含选定的项目产出，并通过名称区分用途。

对于返回到本地的导出 PDF，要确认如何将它们放入交接文件夹。上述流程复制的是 Drive 中已有的文件；把新导出的本地文件放回 Drive，还需要有可用的上传工具。如果没有，请将 PDF 作为单独交付的附件，并在索引中说明。

接下来，可以用一段简短的交接说明介绍这套资料：

请先阅读入驻简报，了解范围和已作出的决定。演示时使用评审演示文稿。参考资料文件夹包含选定的两份研讨会笔记。PDF 副本单独列在导出索引中。

这段示例说明为接收者指明方向，无须重复每个文件的内容。请智能体根据实际接收者调整措辞，并检查其中的链接是否指向已完成的目标位置。

创建文件夹与让接收者获得访问权限是两回事。发送交接资料前，请确认目标接收者能够打开相关文件，并批准确实需要的具体共享权限变更。

从一个文件夹开始，交付一套清晰的资料

完整的交接需要选定的源文件、便于阅读的输出，以及说明从哪里开始的指引。你可以在同一段对话中推进这三项工作，随着选项逐渐明确，逐一审阅。

打开 Google Drive 技能，带上下一次交接的文件夹。技能入门介绍说明了如何让智能体具备这项能力。智能体工作空间指南则介绍如何把文件处理融入你需要完成的整个项目。