Use o Google Drive com o Ottermind: encontre os arquivos e prepare a passagem do projeto

Reúna os arquivos da sua próxima passagem de projeto em uma única tarefa dedicada no Ottermind. Com uma habilidade do Google Drive configurada, seu agente pode encontrar arquivos acessíveis, preparar exportações em formatos compatíveis e ajudar a organizar os materiais escolhidos em uma pasta de entrega. Você informa a localização de origem e o resultado esperado; o trabalho começa com os arquivos que sua equipe já tem.

Isso é útil quando “manda os materiais do projeto” envolve várias decisões: qual versão usar, quais documentos precisam de uma cópia em PDF e como o destinatário vai saber por onde começar. Uma boa passagem de projeto responde a essas perguntas, além de reunir os arquivos.

O exemplo a seguir acompanha a passagem fictícia de um projeto de integração de parceiro. Os nomes de arquivos, a estrutura de pastas e as tabelas de resultados são ilustrativos, não resultados obtidos de uma conta do Drive conectada.

Conecte a conta que contém seus materiais

Use a habilidade do Google Drive publicada por byungkyu. Essa habilidade de terceiros se conecta pelo gateway Maton. Ela exige uma chave de API do Maton e uma conexão Google OAuth ativa; outras habilidades do Drive podem usar métodos de conexão diferentes.

Adicione e ative a habilidade, vinculando-a ao agente responsável pela tarefa conforme o guia de configuração de habilidades. Siga as instruções de conexão da habilidade escolhida. Depois, forneça ao agente a URL de uma pasta conhecida e peça que confirme qual pasta consegue acessar.

Esse primeiro pedido é especialmente útil quando o mesmo nome de projeto aparece em vários lugares. Confirme a origem antes de pedir ao agente que reúna, copie ou renomeie qualquer item.

Conexão e operações com arquivos: Configuração da habilidade do Google Drive

Encontre os materiais e deixe claras as escolhas de versão

Imagine que você precisa passar adiante um projeto de integração de parceiro. A pasta de origem contém um briefing editável, uma apresentação, um PDF mais antigo e uma pasta com anotações de workshops. Dois nomes de arquivos contêm “final”. Um deles tem uma modificação mais recente porque alguém alterou seu título.

Comece por um inventário. Peça metadados suficientes para reconhecer os arquivos e explicar por que eles poderiam fazer parte da entrega. O Google Drive permite pesquisar por nome, tipo, pasta em que o arquivo está e data de modificação, o que pode ajudar a restringir a seleção.

Busca de arquivos e pastas: Documentação de pesquisa do Google Drive

Prepare um inventário para a passagem do projeto de integração do parceiro
a partir desta pasta: [URL da pasta do Drive]. Comece pelos arquivos que estão
diretamente nela e liste as subpastas separadamente para que eu possa decidir
se vou incluí-las.

Para cada candidato, retorne nome, tipo de arquivo, data da última modificação
e link de origem. Agrupe arquivos com nomes semelhantes e explique o agrupamento.
Identifique as escolhas de versão que precisam da minha decisão. Não presuma
que um arquivo está aprovado porque é mais recente ou tem “final” no nome.
Informe qualquer resultado incompleto. Não mova nem renomeie arquivos.

Um inventário deve ajudar você a escolher. Na pasta fictícia, isso poderia significar:

Essas são distinções de exemplo, não arquivos recuperados. Elas mostram por que listar arquivos e decidir uma versão são partes diferentes do trabalho. Os metadados podem identificar candidatos; não comprovam que um documento foi aprovado pelo responsável pelo projeto.

Depois de selecionar os arquivos de origem, continue com um pedido mais específico: “Use este briefing e esta apresentação. Exclua o PDF antigo. Inclua apenas as duas anotações de workshops nos links abaixo”. Essa resposta define explicitamente o conjunto de fontes para a próxima etapa.

Se precisar comparar o conteúdo real antes de decidir, transforme isso em uma tarefa de leitura separada e confirme que as ferramentas disponíveis conseguem processar os formatos. O guia de análise de documentos explica o que observar nessa etapa.

Prepare exportações de acordo com o uso dos arquivos

Um documento editável é útil para o colega que vai continuar o projeto. Um PDF serve a quem precisa de uma cópia de leitura estável para revisar. A entrega pode incluir os dois, desde que a relação entre eles esteja clara.

A operação de exportação do Drive oferece formatos de saída específicos para documentos do Google Workspace. Google Docs e Slides permitem exportar para PDF. Um PDF existente é baixado como arquivo; ele não precisa da mesma operação de exportação de um documento Google.

Escolha dos formatos de exportação: Formatos de exportação do Google Workspace

Prepare exportações em PDF destas fontes aprovadas:
[URL do briefing no Google Docs]
[URL da apresentação no Google Slides]

Mantenha os documentos de origem inalterados. Nomeie cada exportação de acordo
com sua fonte e acrescente a data de hoje para identificar esta cópia de entrega.
Retorne os arquivos pelas ferramentas de entrega disponíveis e forneça um índice
com URL de origem, nome do arquivo exportado e resultado da exportação de cada item.
Informe toda exportação que falhar ou não for compatível. Não compartilhe
nem envie os arquivos.

O índice faz parte da entrega. Ele permite rastrear a cópia exportada até o documento usado para produzi-la, mesmo que alguém altere o original depois.

Quando os arquivos forem retornados, abra-os. Verifique as tabelas do briefing, as bordas dos slides e os links de que o destinatário precisa. Algumas informações pertencem ao ambiente de trabalho, e não à página exportada: não presuma que uma cópia em PDF mantém todos os comentários ou recursos de colaboração da fonte.

Se um arquivo ficar difícil de ler no formato escolhido, volte à fonte específica e decida se outra exportação ou o arquivo editável é mais adequado. Mantenha as exportações bem-sucedidas no índice enquanto resolve a exceção.

Monte uma pasta em que outra pessoa consiga se orientar

Com os arquivos escolhidos, organize tudo com base no que o destinatário vai fazer. Neste exemplo, três seções bastam: ler o briefing, consultar o material de referência e usar os entregáveis.

A habilidade do Drive selecionada permite criar pastas, além de copiar, mover e renomear arquivos. Quando a entrega é montada a partir de arquivos de um projeto em andamento, fazer cópias pode preservar os originais de trabalho da equipe. Explicite essa escolha no pedido em vez de deixá-la implícita.

Planeje uma pasta de entrega para este conjunto aprovado de arquivos do Drive:
[URLs dos arquivos]. Use três seções: Briefing, Material de referência e Entregáveis.

Mostre cada link de origem, o destino proposto e o nome de arquivo proposto.
Planeje copiar os arquivos de origem selecionados, deixando os originais no lugar.
Sinalize nomes ambíguos e aguarde minha aprovação antes de criar as pastas
ou fazer cópias. Mantenha as permissões de compartilhamento inalteradas.
Depois de aplicar o plano aprovado, retorne os links de destino e uma lista
das operações concluídas e incompletas.

Antes de aprovar o plano, olhe para ele do ponto de vista do destinatário. “Briefing” deve conter o ponto de partida, não várias versões concorrentes. “Material de referência” deve reunir as anotações que ajudam a explicar o trabalho. “Entregáveis” deve conter os resultados selecionados do projeto, com nomes que diferenciem sua finalidade.

Para PDFs exportados e retornados localmente, confirme como eles entrarão na pasta de entrega. O fluxo acima copia arquivos que já existem no Drive; colocar um arquivo local recém-exportado de volta no Drive também exige uma ferramenta de upload disponível. Se ela não estiver disponível, mantenha os PDFs como anexos entregues separadamente e informe isso no índice.

Uma breve nota de passagem pode explicar o conjunto:

Comece pelo briefing de integração para entender o escopo e as decisões. Use os slides de revisão para a apresentação. A pasta de referência contém as duas anotações de workshops selecionadas. As cópias em PDF estão listadas separadamente no índice de exportação.

Essa nota de exemplo orienta sem repetir o conteúdo de cada arquivo. Peça uma versão adaptada ao destinatário real e verifique se os links apontam para os destinos já preparados.

Criar pastas e dar acesso ao destinatário são coisas diferentes. Antes de enviar a entrega, confirme que a pessoa prevista consegue abrir os arquivos relevantes e aprove as alterações específicas de compartilhamento que forem necessárias.

Comece com uma pasta e termine com um conjunto claro

Uma passagem de projeto completa tem fontes selecionadas, resultados legíveis e uma explicação de por onde começar. Você pode avançar nos três aspectos em uma única conversa, revisando as escolhas à medida que elas se tornam concretas.

Abra a habilidade do Google Drive e traga a pasta da sua próxima passagem de projeto. A introdução às habilidades explica como disponibilizar esse recurso para seu agente. O guia do espaço de trabalho de agentes conecta esse trabalho com arquivos ao projeto maior que você precisa concluir.