Envie recibos ou dados de despesas e descreva o livro de registros que você precisa. A Ottermind organiza os registros, aplica as regras fornecidas, resume os gastos e sinaliza informações ausentes para revisão.
Organize os recibos enviados em um relatório de despesas para . Classifique por , calcule os totais e entregue em . Preserve estabelecimento, data, valor, imposto e moeda; marque informações ausentes ou incertas como “Revisar” e não presuma nem invente valores.
Comece com dados reais de despesas e um objetivo claro para o relatório. Estes exemplos mostram os tipos de resultados organizados que você pode preparar na Ottermind.
Transforme um CSV de recibos de janeiro em um registro agrupado por categoria e projeto. Separe subtotal, imposto sobre vendas, gorjetas e taxas; resuma o mês; e marque datas, fornecedores, totais ou dados fiscais ausentes como Precisa de revisão.
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Revise as despesas semanais da equipe com base em uma política fornecida. Adicione um status a cada item, totalize os gastos por funcionário e cliente e prepare listas específicas de exceções à política e reembolsos na folha de pagamento.
Ver conversaUm bom rastreador de recibos deve se adaptar à forma como você já revisa despesas, manter o material de origem por perto e facilitar a localização de registros incertos.
Comece com suas próprias colunas e estrutura de relatório, sem precisar adaptar cada tarefa a um modelo fixo. Solicite um registro mensal, uma revisão semanal de políticas, um relatório de custos por projeto ou uma lista de reembolsos. Você pode ajustar a estrutura na mesma conversa conforme as necessidades mudam.
Forneça ao rastreador de recibos com IA suas categorias de despesas, instruções de dedutibilidade ou políticas da empresa. A Ottermind aplica essas regras aos registros enviados e explica por que um item precisa de revisão. Ela não cria regras ausentes nem presume que uma despesa foi aprovada.
Use o mesmo registro revisado para resumir os gastos por categoria, projeto, funcionário, cliente ou outro campo de origem. Assim, fica mais fácil passar da organização dos recibos para relatórios mensais, revisão de custos de projetos, preparação de reembolsos ou análise de gastos da equipe.
Recibos ausentes, totais ilegíveis, fornecedores incompletos, valores incomuns e falhas de aprovação não devem ficar escondidos em uma planilha extensa. A Ottermind mantém os valores incertos sem resolução e reúne os registros que exigem análise em uma lista de revisão específica.
As duas abordagens ainda exigem uma revisão humana final. A diferença está em como você usa seu tempo antes do início dessa revisão.
Feito para quem precisa de registros de despesas mais organizados antes da contabilidade, revisão de políticas ou reembolso.
Agrupe recibos por cliente, projeto ou mês e prepare um registro mais claro para faturamento, relatórios ou envio ao contador.
Organize um lote de compras, separe impostos e taxas e identifique registros incompletos antes que entrem no fluxo contábil.
Confira as despesas enviadas com base em uma política escrita e separe itens em conformidade, exceções e registros sem comprovante de aprovação.
Resuma os valores aprovados por funcionário e prepare uma entrega objetiva para a folha de pagamento, mantendo visíveis as solicitações ainda não resolvidas.
Adicione imagens de recibos, PDFs, dados de despesas exportados ou documentos de políticas compatíveis com a Ottermind. Descreva o período do relatório, a quem pertencem as despesas e o resultado desejado. Informe as colunas, categorias, resumos e condições de revisão necessárias. Se houver uma regra fiscal ou política da empresa, inclua a instrução exata em vez de pedir ao rastreador de recibos com IA que faça suposições.
A Ottermind lê o material de origem e prepara um registro consistente. Ela pode separar valores, agrupar compras, aplicar as regras fornecidas e calcular totais por categoria, cliente, projeto, funcionário ou período do relatório. Campos incompletos e comprovantes ausentes permanecem visíveis. Em vez de considerar silenciosamente uma despesa incerta como concluída, o rastreador a inclui na etapa de revisão seguinte.
Confira os registros sinalizados pela Ottermind com os arquivos originais. Corrija um valor, confirme uma categoria, adicione um comprovante de aprovação ou explique como uma compra se relaciona a um projeto sem precisar refazer o registro. Depois, prepare o formato exigido pelo seu fluxo de trabalho: um resumo mensal para o contador, uma lista de reembolsos, uma tabela de exceções à política ou uma explicação concisa de gastos incomuns.
Respostas às dúvidas práticas que surgem antes de organizar dados de recibos com IA.
Um rastreador de recibos com IA lê arquivos de recibos ou dados de despesas e transforma as informações disponíveis em registros organizados. Ele pode ajudar a extrair fornecedores, datas, valores, impostos, moedas e categorias, calcular os resumos solicitados e sinalizar campos que ainda precisam de revisão humana.
Um scanner de recibos cria uma cópia digital. Um rastreador de recibos com IA também organiza o conteúdo conforme uma tarefa de relatório, como despesas por cliente, projeto, mês, funcionário ou categoria. Os arquivos originais continuam importantes, pois os valores extraídos devem ser conferidos com a fonte.
Você pode adicionar imagens de recibos, PDFs, dados de despesas exportados e documentos de apoio aceitos pela Ottermind. A qualidade do material de origem afeta o resultado. Use arquivos completos e legíveis e inclua os documentos de políticas relevantes quando quiser aplicar regras de negócio específicas.
Sim. Forneça sua lista de categorias ou peça à Ottermind que sugira uma estrutura com base nos dados disponíveis das compras. Revise o resultado quando um fornecedor vender produtos diferentes ou quando a categoria depender de um cliente, projeto, regra fiscal ou política interna.
Peça à Ottermind que deixe os campos ilegíveis em branco e os sinalize para revisão. Envie uma fonte mais nítida ou informe manualmente o contexto ausente quando possível. Um registro não resolvido é mais seguro do que um valor inventado que pareça completo.
Sim. Continue na mesma conversa para corrigir um valor, renomear uma categoria, reagrupar despesas ou solicitar outro resumo. Compare as alterações importantes com os recibos originais antes de usar o registro atualizado em outro lugar.
O rastreador de recibos pode aplicar as regras fornecidas explicitamente e preparar registros para revisão. Ele não substitui um contador, especialista tributário, responsável financeiro, gestor da folha de pagamento ou a política da empresa. A pessoa responsável deve confirmar a classificação final e as decisões de aprovação e pagamento.
Envie os arquivos, explique como deseja organizar as despesas e deixe a Ottermind preparar a primeira versão. Revise as exceções e avance com um registro mais claro.