Guide de prompts
Analyser plusieurs fichiers avec Ottermind : PDF, Excel et rapport d’activité
Les rapports d’activité s’appuient souvent sur des PDF, des tableaux et des notes dispersés. Dans Ottermind, commencez par extraire les faits de chaque source, regroupez les constats, puis demandez un rapport ou une présentation. Cette méthode conserve les éléments justificatifs pour faciliter la vérification avant utilisation.
Organiser les preuves avant les conclusions
Analysez chaque fichier, relevez les contradictions, puis construisez le rapport. Conservez les emplacements des sources pour retrouver les affirmations importantes.
1. Préparer les fichiers
Choisissez un rapport, un tableau métier et des notes de réunion. Utilisez des noms explicites, comme étude de marché d’août, ventes d’août et réunion de septembre. Précisez périodes, unités et versions.
Identifiez les objectifs provisoires et les opinions pour distinguer faits, projets de l’équipe et suggestions d’analyse.
2. Extraire les informations séparément
Lis ces trois fichiers. Pour le rapport, relève les faits et leurs sources ; pour le tableau, les indicateurs et périodes ; pour les notes, les décisions, questions ouvertes et actions. Indique le fichier et l’emplacement des chiffres importants. Liste les contradictions sans choisir toi-même une réponse.Vérifiez pourcentages, devises et mois, ainsi que la différence entre une proposition et une décision adoptée.
3. Structurer l’analyse métier
Donnez au rapport une question de décision :
À partir des informations confirmées, explique ce qui a changé ce mois-ci, ce qui mérite une attention particulière et les priorités du mois suivant. Sépare faits, interprétations et recommandations. Justifie chaque recommandation et indique les informations manquantes.Vous obtenez une analyse orientée vers l’action plutôt que trois résumés juxtaposés.
4. Produire le rapport et les diapositives
Transforme l’analyse en rapport de direction : résumé d’une page, indicateurs, problèmes et prochaines actions. Ajoute responsables, dates et points non résolus. Prépare aussi six diapositives avec les mêmes chiffres vérifiés.Précisez le public et la longueur de chaque livrable. Le résumé aide à décider rapidement ; le rapport conserve raisonnement et sources.
5. Contrôler les conclusions
Retrouvez au moins trois conclusions importantes dans les fichiers d’origine. Vérifiez périodes des graphiques et méthodes de calcul. Si une période est erronée, demandez de corriger cette période et les conclusions concernées en conservant le reste. Relisez toutes les pages affectées.
Référence produit: Analyser les fichiers sources
