Usa Google Drive con Ottermind: encuentra los archivos y prepara el traspaso

Reúne los archivos de tu próximo traspaso en una única tarea centrada en ese objetivo en Ottermind. Con una habilidad de Google Drive configurada, tu agente puede encontrar archivos a los que tenga acceso, preparar exportaciones en formatos compatibles y ayudarte a organizar los materiales seleccionados en una carpeta de traspaso. Tú indicas la ubicación de origen y el resultado esperado; el trabajo parte de los archivos que tu equipo ya tiene.

Esto resulta útil cuando «pásame la documentación del proyecto» implica varias decisiones: qué versión usar, qué documentos necesitan una copia en PDF y cómo sabrá el destinatario por dónde empezar. Un buen traspaso responde a esas preguntas además de reunir los archivos.

El siguiente ejemplo muestra el traspaso ficticio de un proyecto de incorporación de un socio. Los nombres de archivo, la estructura de carpetas y las tablas de resultados son ilustrativos, no resultados obtenidos de una cuenta de Drive conectada.

Conecta la cuenta que contiene tus materiales

Utiliza la habilidad de Google Drive publicada por byungkyu. Esta habilidad de terceros se conecta a través de la pasarela Maton. Requiere una clave API de Maton y una conexión Google OAuth activa; otras habilidades de Drive pueden utilizar métodos de conexión distintos.

Añade y activa la habilidad, y vincúlala al agente que se encargará de la tarea siguiendo la guía de configuración de habilidades. Completa las instrucciones de conexión de la habilidad elegida. Después, proporciona al agente la URL de una carpeta conocida y pídele que confirme a qué carpeta puede acceder.

Esta primera petición es especialmente útil cuando el mismo nombre de proyecto aparece en varios sitios. Confirma el origen antes de pedir al agente que recopile, copie o cambie el nombre de ningún elemento.

Conexión y operaciones con archivos: Configuración de la habilidad de Google Drive

Encuentra los materiales y deja claras las decisiones sobre versiones

Supongamos que necesitas traspasar un proyecto de incorporación de un socio. La carpeta de origen incluye un documento de planificación editable, una presentación, un PDF antiguo y una carpeta con notas de talleres. Dos nombres de archivo contienen «final». Uno tiene una fecha de modificación más reciente porque alguien cambió su título.

Empieza con un inventario. Solicita suficientes metadatos para reconocer los archivos y explicar por qué podrían incluirse en el traspaso. Google Drive permite buscar por nombre, tipo, pertenencia a una carpeta y fecha de modificación, lo que puede ayudar a acotar la selección.

Búsqueda de archivos y carpetas: Documentación de búsqueda de Google Drive

Prepara un inventario para el traspaso del proyecto de incorporación del socio
a partir de esta carpeta: [URL de la carpeta de Drive]. Empieza por los archivos
que contiene directamente y enumera las subcarpetas por separado para que pueda
decidir si las incluyo.

Para cada candidato, indica el nombre, el tipo de archivo, la fecha de última
modificación y el enlace de origen. Agrupa los archivos con nombres similares
y explica la agrupación. Identifica las decisiones sobre versiones que debo tomar.
No des por hecho que un archivo está aprobado porque sea más reciente
o lleve «final» en el nombre.
Informa de cualquier resultado incompleto. No muevas ni renombres archivos.

El inventario debe ayudarte a elegir. En la carpeta ficticia, podría reflejar lo siguiente:

Estas distinciones son ejemplos, no archivos recuperados. Muestran por qué elaborar una lista de archivos y decidir una versión son partes distintas del trabajo. Los metadatos pueden identificar candidatos; no pueden demostrar que el responsable del proyecto haya aprobado un documento.

Tras elegir los archivos de origen, continúa con una petición más concreta: «Usa este plan y esta presentación. Excluye el PDF antiguo. Incluye solo las dos notas de talleres enlazadas a continuación». Esa respuesta define explícitamente las fuentes para el siguiente paso.

Si necesitas comparar el contenido real antes de decidir, conviértelo en una tarea de lectura independiente y confirma que las herramientas disponibles pueden procesar los formatos. La guía de análisis de documentos explica en qué fijarse durante esa etapa.

Prepara exportaciones acordes con el uso de los archivos

Un documento editable resulta útil para la persona que continuará el proyecto. Un PDF sirve a quien necesita una copia de lectura estable para revisarlo. El traspaso puede incluir ambos, siempre que quede clara su relación.

La operación de exportación de Drive admite determinados formatos de salida para los documentos de Google Workspace. Google Docs y Slides permiten exportar a PDF. Un PDF existente se descarga como archivo; no necesita la misma operación de exportación que un documento de Google.

Elección de formatos de exportación: Formatos de exportación de Google Workspace

Prepara exportaciones a PDF de estas fuentes aprobadas:
[URL del plan en Google Docs]
[URL de la presentación en Google Slides]

Mantén los documentos de origen sin cambios. Nombra cada exportación según
su fuente y añade la fecha de hoy para identificar esta copia de traspaso.
Devuelve los archivos mediante las herramientas de entrega disponibles
y proporciona un índice con la URL de origen, el nombre del archivo exportado
y el resultado de la exportación de cada elemento.
Informa de toda exportación fallida o no compatible. No compartas ni envíes los archivos.

El índice forma parte de la entrega. Permite rastrear la copia exportada hasta el documento utilizado para generarla, aunque alguien cambie el original más adelante.

Cuando recibas los archivos, ábrelos. Comprueba las tablas del plan, los bordes de las diapositivas y los enlaces que necesitará el destinatario. Parte de la información pertenece al entorno de trabajo y no a la página exportada: no debes suponer que una copia en PDF conserva todos los comentarios o todas las funciones de colaboración de su fuente.

Si un archivo resulta difícil de leer en el formato elegido, vuelve a la fuente correspondiente y decide si conviene otra exportación o el archivo editable. Conserva las exportaciones correctas en el índice mientras resuelves la excepción.

Organiza una carpeta en la que otra persona pueda orientarse

Una vez elegidos los archivos, organízalos en función de lo que hará el destinatario. En este ejemplo bastan tres secciones: leer el plan, consultar el material de referencia y utilizar los entregables.

La habilidad de Drive seleccionada permite crear carpetas, copiar y mover archivos y cambiarles el nombre. Si preparas el traspaso con archivos de un proyecto activo, copiarlos puede conservar los originales de trabajo del equipo. Expresa esa decisión en la petición en lugar de dejarla implícita.

Planifica una carpeta de traspaso para este conjunto aprobado de archivos
de Drive: [URL de los archivos]. Usa tres secciones: Plan, Material de referencia
y Entregables.

Muestra cada enlace de origen, el destino propuesto y el nombre propuesto.
Planifica copiar los archivos de origen seleccionados, dejando los originales
en su ubicación. Señala los nombres ambiguos y espera mi aprobación antes de
crear las carpetas o hacer copias. Mantén los permisos de uso compartido sin cambios.
Tras aplicar el plan aprobado, devuelve los enlaces de destino y una lista
de las operaciones completadas e incompletas.

Antes de aprobar el plan, míralo desde la perspectiva del destinatario. «Plan» debe contener el punto de partida, no varias versiones que compitan entre sí. «Material de referencia» debe incluir las notas que ayudan a explicar el trabajo. «Entregables» debe contener los resultados seleccionados del proyecto, con nombres que permitan distinguir su finalidad.

En el caso de los PDF exportados que se devuelvan en local, confirma cómo llegarán a la carpeta de traspaso. El flujo anterior copia archivos existentes en Drive; subir a Drive un archivo local recién exportado requiere además una herramienta de carga disponible. Si no la hay, conserva los PDF como adjuntos entregados por separado e indícalo en el índice.

Una breve nota de traspaso puede explicar el conjunto:

Empieza por el plan de incorporación para conocer el alcance y las decisiones. Utiliza la presentación de revisión para la exposición. La carpeta de referencia contiene las dos notas de talleres seleccionadas. Las copias en PDF figuran por separado en el índice de exportación.

Esta nota de ejemplo orienta sin repetir el contenido de cada archivo. Pide una versión adaptada al destinatario real y comprueba que sus enlaces apunten a los destinos ya preparados.

Crear carpetas y dar acceso al destinatario son cuestiones distintas. Antes de enviar el traspaso, confirma que la persona prevista puede abrir los archivos pertinentes y aprueba los cambios concretos de uso compartido que hagan falta.

Empieza con una carpeta y termina con un conjunto claro

Un traspaso completo reúne fuentes seleccionadas, resultados legibles y una explicación de por dónde empezar. Puedes avanzar en los tres aspectos dentro de una misma conversación, revisando las decisiones a medida que se concretan.

Abre la habilidad de Google Drive y trae la carpeta de tu próximo traspaso. La introducción a las habilidades explica cómo poner esta capacidad a disposición de tu agente. La guía del espacio de trabajo de agentes conecta este trabajo con archivos con el proyecto más amplio que necesitas terminar.