Sube recibos o datos de gastos y describe el libro de gastos que necesitas. Ottermind organiza los registros, aplica las reglas que indiques, resume los gastos y señala los datos que falten para que los revises.
Organiza mis recibos subidos en un informe de gastos para . Clasifícalos por , calcula los totales y entrega el resultado como . Conserva comercio, fecha, importe, impuestos y moneda; marca la información dudosa o ausente como «Revisar» y no inventes valores.
Empieza con datos de gastos reales y un objetivo contable claro. Estos ejemplos muestran el tipo de resultados organizados que puedes preparar en Ottermind.
Convierte un CSV de recibos de enero en un libro agrupado por categoría y proyecto. Separa base imponible, impuestos, propinas y comisiones; resume el mes; y marca como Pendiente de revisión las fechas, proveedores, totales o datos fiscales que falten.
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Revisa los gastos semanales del equipo conforme a una política facilitada. Añade un estado a cada partida, calcula el gasto total por empleado y cliente, y prepara listas específicas de excepciones y reembolsos de nómina.
Ver conversaciónUn buen gestor de recibos debe adaptarse a tu forma de revisar gastos, mantener accesible el material de origen y facilitar la localización de registros dudosos.
Empieza con tus propias columnas y estructura contable en lugar de adaptar cada trabajo a una plantilla fija. Solicita un libro mensual, una revisión semanal de políticas, un informe de costes por proyecto o una lista de reembolsos. Puedes ajustar la estructura en la misma conversación cuando cambien los requisitos.
Facilita al gestor de recibos con IA tus categorías de gastos, instrucciones de deducibilidad o política de empresa. Ottermind aplica esas reglas a los registros subidos y explica por qué una partida necesita revisión. No inventa reglas que falten ni presupone que un gasto ha sido aprobado.
Usa el mismo libro depurado para resumir gastos por categoría, proyecto, empleado, cliente u otro campo de origen. Así resulta más sencillo pasar de ordenar recibos a elaborar informes mensuales, revisar costes de proyectos, preparar reembolsos o analizar el gasto del equipo.
Los recibos que faltan, los totales ilegibles, los proveedores incompletos, los importes inusuales y las aprobaciones pendientes no deberían perderse en una hoja de cálculo extensa. Ottermind mantiene los valores dudosos sin resolver y reúne los registros que requieren criterio en una lista de revisión específica.
Ambos métodos siguen necesitando una revisión humana final. La diferencia está en cómo empleas el tiempo antes de comenzar esa revisión.
Pensado para quienes necesitan ordenar los registros de gastos antes de la contabilidad, la revisión de políticas o el reembolso.
Agrupa recibos por cliente, proyecto o mes y prepara un registro más claro para facturación, informes o para tu gestoría.
Depura un lote de compras, separa impuestos y comisiones, e identifica registros incompletos antes de incorporarlos al flujo contable.
Comprueba los gastos presentados según una política escrita y separa las partidas conformes, las excepciones y los registros sin justificante de aprobación.
Resume los importes aprobados por empleado y prepara una entrega específica para nóminas mientras mantienes visibles las solicitudes sin resolver.
Añade imágenes de recibos, PDF, datos de gastos exportados o documentos de políticas compatibles con Ottermind. Describe el periodo contable, a quién corresponden los gastos y el resultado que necesitas. Indica las columnas, categorías, resúmenes y condiciones de revisión que debe contener el libro. Si se aplica una norma fiscal o política de empresa, incluye la instrucción exacta en lugar de pedir al gestor de recibos con IA que la presuponga.
Ottermind lee el material de origen y prepara un libro coherente. Puede separar importes, agrupar compras, aplicar las reglas facilitadas y calcular totales por categoría, cliente, proyecto, empleado o periodo contable. Los campos incompletos y los justificantes que faltan permanecen visibles. En vez de dar por completo un gasto dudoso, el gestor de recibos lo incluye en la revisión posterior.
Comprueba los registros señalados por Ottermind con los archivos originales. Corrige un valor, confirma una categoría, añade un justificante de aprobación o explica la relación de una compra con un proyecto sin rehacer el libro. Después, prepara el formato que requiera tu flujo de trabajo: un resumen mensual para contabilidad, una lista de reembolsos, una tabla de excepciones a la política o una explicación concisa de gastos inusuales.
Respuestas a las preguntas prácticas que suelen surgir antes de organizar datos de recibos con IA.
Un gestor de recibos con IA lee archivos de recibos o datos de gastos y convierte la información disponible en registros organizados. Puede ayudar a extraer comercios, fechas, importes, impuestos, divisas y categorías, calcular los resúmenes solicitados y señalar los campos que aún requieren revisión humana.
Un escáner de recibos crea una copia digital. Un gestor de recibos con IA también organiza el contenido en torno a una tarea contable, como gastos por cliente, proyecto, mes, empleado o categoría. Los archivos originales siguen siendo importantes porque los valores extraídos deben comprobarse con su fuente.
Puedes añadir imágenes de recibos, PDF, datos de gastos exportados y documentos justificativos que acepte Ottermind. La calidad del material de origen influye en el resultado. Utiliza archivos completos y legibles e incluye las políticas pertinentes cuando quieras que el gestor aplique reglas de negocio concretas.
Sí. Proporciona tu lista de categorías o pide a Ottermind que sugiera una estructura a partir de los datos de compra disponibles. Revisa el resultado cuando un proveedor venda productos diferentes o cuando la categoría dependa de un cliente, proyecto, norma fiscal o política interna.
Pide a Ottermind que deje en blanco los campos ilegibles y los señale para revisión. Sube una fuente más clara o aporta manualmente el contexto que falte cuando sea posible. Un registro sin resolver es más seguro que un valor inventado con apariencia de estar completo.
Sí. Continúa en la misma conversación para corregir un valor, cambiar el nombre de una categoría, reagrupar gastos o solicitar otro resumen. Compara los cambios importantes con los recibos originales antes de utilizar el libro actualizado en otro lugar.
El gestor de recibos puede aplicar las reglas que proporciones expresamente y preparar registros para su revisión. No sustituye a un contable, asesor fiscal, responsable financiero, responsable de nóminas ni a la política de empresa. La persona responsable debe confirmar la clasificación, aprobación y decisión de pago definitivas.
Sube los archivos, explica cómo quieres organizar los gastos y deja que Ottermind prepare una primera versión. Revisa las excepciones y continúa con un registro más claro.