Ottermind ile Google Drive kullanımı: Dosyaları bulun, proje devrini hazırlayın

Bir sonraki proje devri için gereken dosyaları Ottermind'da tek bir odaklı görevde bir araya getirin. Google Drive becerisi yapılandırıldığında ajanınız erişebildiği dosyaları bulabilir, desteklenen biçimlerde dışa aktarımlar hazırlayabilir ve seçilen materyalleri bir devir klasöründe düzenlemenize yardımcı olabilir. Kaynak konumunu ve beklenen sonucu siz belirtirsiniz; çalışma, ekibinizin zaten sahip olduğu dosyalardan başlar.

“Proje materyallerini gönder” isteği birkaç karar gerektiriyorsa bu yaklaşım işe yarar: Hangi sürüm kullanılmalı, hangi belgelerin PDF kopyası gerekli ve alıcı nereden başlayacağını nasıl anlayacak? Yararlı bir devir paketi, dosyaları toplamanın yanı sıra bu soruları da yanıtlar.

Aşağıdaki örnek, kurgusal bir iş ortağı uyum projesinin devrini ele alır. Dosya adları, klasör yapısı ve çıktı tabloları açıklama amaçlıdır; bağlı bir Drive hesabından alınmış sonuçlar değildir.

Materyallerinizin bulunduğu hesabı bağlayın

byungkyu tarafından yayımlanan Google Drive becerisini kullanın. Bu üçüncü taraf beceri, Maton ağ geçidi üzerinden bağlanır. Maton API anahtarı ve etkin bir Google OAuth bağlantısı gerektirir; diğer Drive becerileri farklı bağlantı yöntemleri kullanabilir.

Beceri kurulum kılavuzunu izleyerek beceriyi ekleyin, etkinleştirin ve görevinizi yürüten ajana bağlayın. Seçtiğiniz becerinin bağlantı talimatlarını tamamladıktan sonra ajana bildiğiniz bir klasörün URL'sini verin ve erişebildiği klasörü doğrulamasını isteyin.

Bu ilk istek, aynı proje adının birden fazla yerde bulunduğu durumlarda özellikle yararlıdır. Ajandan herhangi bir şeyi toplamasını, kopyalamasını veya yeniden adlandırmasını istemeden önce kaynağı doğrulayın.

Bağlantı ve dosya işlemleri: Google Drive becerisi kurulumu

Materyalleri bulun ve sürüm seçimlerini görünür kılın

Bir iş ortağı uyum projesini devretmeniz gerektiğini varsayalım. Kaynak klasörde düzenlenebilir bir proje özeti, bir sunum, eski bir PDF ve atölye notlarının bulunduğu bir klasör var. İki dosyanın adında “son” yazıyor. Bunlardan birinin değiştirilme tarihi daha yeni, çünkü birisi başlığını değiştirmiş.

Bir envanterle başlayın. Dosyaları tanımaya ve neden devir paketine girebileceklerini açıklamaya yetecek kadar meta veri isteyin. Google Drive; ad, tür, bulunduğu klasör ve değiştirilme zamanına göre aramayı destekler. Bu da seçimi daraltmaya yardımcı olabilir.

Dosya ve klasör bulma: Google Drive arama belgeleri

Şu klasörden iş ortağı uyum projesinin devri için bir envanter hazırla:
[Drive klasör URL'si]. Önce doğrudan klasörün içindeki dosyaları listele.
Alt klasörleri ayrı göster ki dahil edip etmeyeceğime karar verebileyim.

Her aday için dosya adını, dosya türünü, son değiştirilme zamanını
ve kaynak bağlantısını ver. Benzer adlı dosyaları grupla ve gruplamayı açıkla.
Karar vermem gereken sürüm seçimlerini belirt. Bir dosyanın daha yeni olması
veya adında “son” yazması nedeniyle onaylandığını varsayma.
Eksik sonuçları bildir. Dosyaları taşıma veya yeniden adlandırma.

Envanter, seçim yapmanıza yardımcı olmalıdır. Kurgusal klasörde bunun karşılığı şöyle olabilir:

Bunlar örnek ayrımlardır, alınmış dosyalar değildir. Dosya listesi ile sürüm kararının neden işin ayrı parçaları olduğunu gösterirler. Meta veriler adayları belirleyebilir; bir belgenin proje sorumlusu tarafından onaylandığını kanıtlayamaz.

Kaynak dosyaları seçtikten sonra daha dar kapsamlı bir istekle devam edin: “Bu özeti ve bu sunumu kullan. Eski PDF'yi hariç tut. Yalnızca aşağıda bağlantısını verdiğim iki atölye notunu dahil et.” Bu yanıt, sonraki adım için açık bir kaynak kümesi belirler.

Karar vermeden önce gerçek içerikleri karşılaştırmanız gerekiyorsa bunu ayrı bir okuma görevi olarak tanımlayın ve mevcut araçların ilgili biçimleri işleyebildiğini doğrulayın. Belge analizi rehberi, bu aşamada nelere bakmanız gerektiğini anlatır.

Dosyaların kullanımına uygun dışa aktarımlar hazırlayın

Düzenlenebilir bir belge, projeyi devam ettirecek çalışma arkadaşınız için yararlıdır. PDF ise inceleme için sabit bir okuma kopyasına ihtiyaç duyan kişiye uygundur. Aralarındaki ilişki açık olduğu sürece devir paketinde her ikisi de bulunabilir.

Drive'ın dışa aktarma işlemi, Google Workspace belgeleri için belirli çıktı biçimlerini destekler. Google Docs ve Slides, PDF olarak dışa aktarılabilir. Mevcut bir PDF, dosya olarak indirilir; Google belgesiyle aynı dışa aktarma işlemine ihtiyaç duymaz.

Dışa aktarma biçimlerini seçme: Google Workspace dışa aktarma biçimleri

Şu onaylanmış kaynakların PDF dışa aktarımlarını hazırla:
[Google Docs özet URL'si]
[Google Slides sunum URL'si]

Kaynak belgeleri değiştirme. Her dışa aktarımı kaynağına göre adlandır
ve bu devir kopyasını tanıyabilmemiz için bugünün tarihini ekle.
Dosyaları mevcut teslim araçları üzerinden döndür ve her öğe için kaynak URL'si,
dışa aktarılan dosyanın adı ve dışa aktarma sonucunu içeren bir dizin hazırla.
Başarısız veya desteklenmeyen dışa aktarımları bildir.
Dosyaları paylaşma veya gönderme.

Dizin, teslim edilecek sonucun bir parçasıdır. Birisi daha sonra orijinali değiştirse bile dışa aktarılan kopyanın hangi belgeden üretildiğini izleyebilmenizi sağlar.

Dosyalar döndürüldükten sonra açın. Özetteki tabloları, sunumdaki slayt kenarlarını ve alıcının ihtiyaç duyduğu bağlantıları kontrol edin. Bazı bilgiler dışa aktarılan sayfaya değil, çalışma ortamına aittir: PDF kopyasının kaynağındaki tüm yorumları veya iş birliği özelliklerini taşıdığı varsayılmamalıdır.

Bir dosyayı seçilen biçimde okumak zorsa ilgili kaynağa dönün ve farklı bir dışa aktarımın mı yoksa düzenlenebilir dosyanın mı daha uygun olduğuna karar verin. İstisnayı çözerken başarılı dışa aktarımları dizinde tutun.

Başkasının kolayca yolunu bulabileceği bir klasör oluşturun

Dosyaları seçtikten sonra düzeni alıcının yapacağı işlere göre kurun. Bu örnek için üç bölüm yeterlidir: özeti okumak, referans materyallerine başvurmak ve teslim edilen çıktıları kullanmak.

Seçilen Drive becerisi klasör oluşturmayı, dosya kopyalamayı, taşımayı ve yeniden adlandırmayı destekler. Aktif proje dosyalarından hazırlanan bir devir paketinde kopyalama, ekibin çalışma orijinallerini koruyabilir. Bu tercihi örtük bırakmak yerine isteğinizde açıkça belirtin.

Şu onaylanmış Drive dosyaları için bir devir klasörü planla: [dosya URL'leri].
Üç bölüm kullan: Özet, Referans Materyalleri ve Teslim Edilecek Çıktılar.

Her kaynak bağlantısını, önerilen hedefi ve önerilen dosya adını göster.
Seçilen kaynak dosyaları kopyalamayı, orijinalleri yerinde bırakmayı planla.
Belirsiz adları işaretle ve klasörleri oluşturmadan veya kopyaları hazırlamadan
önce onayımı bekle. Paylaşım izinlerini değiştirme.
Onaylanan planı uyguladıktan sonra hedef bağlantılarını ve tamamlanan
ve tamamlanmayan işlemlerin listesini döndür.

Planı onaylamadan önce alıcının gözünden inceleyin. “Özet”, birbiriyle yarışan birkaç sürüm değil, başlangıç noktasını içermelidir. “Referans Materyalleri”, çalışmayı açıklamaya yardımcı olan notları barındırmalıdır. “Teslim Edilecek Çıktılar” ise seçilmiş proje çıktılarını, amaçlarını ayırt eden adlarla sunmalıdır.

Dışa aktarılıp yerel olarak döndürülen PDF'lerin devir klasörüne nasıl gireceğini doğrulayın. Yukarıdaki iş akışı mevcut Drive dosyalarını kopyalar; yeni dışa aktarılmış yerel bir dosyayı Drive'a koymak için ayrıca kullanılabilir bir yükleme aracı gerekir. Böyle bir araç yoksa PDF'leri ayrı teslim edilen ekler olarak tutun ve bunu dizinde belirtin.

Ardından kısa bir devir notu paketi açıklayabilir:

Kapsam ve kararlar için uyum projesi özetiyle başlayın. Sunum yaparken değerlendirme sunumunu kullanın. Referans klasörü, seçilen iki atölye notunu içeriyor. PDF kopyaları dışa aktarma dizininde ayrı olarak listeleniyor.

Bu örnek not, her dosyanın içeriğini tekrarlamadan yön gösterir. Gerçek alıcıya uyarlanmış bir sürüm isteyin ve bağlantıların hazırlığı tamamlanan hedeflere yöneldiğini kontrol edin.

Klasör oluşturma ile alıcının erişimi ayrı konulardır. Devir paketi gönderilmeden önce hedef kişinin ilgili dosyaları açabildiğini doğrulayın ve gerekli olan belirli paylaşım değişikliklerini onaylayın.

Bir klasörle başlayın, anlaşılır bir paketle bitirin

Eksiksiz bir devir; seçilmiş kaynaklar, okunabilir çıktılar ve nereden başlanacağını anlatan bir açıklama içerir. Seçimler somutlaştıkça onları gözden geçirerek üçünü de tek bir konuşmada ilerletebilirsiniz.

Google Drive becerisini açın ve bir sonraki proje devrinizin klasörünü getirin. Becerilere giriş, bu yeteneği ajanınızın kullanımına nasıl sunacağınızı açıklar. Ajan çalışma alanı rehberi ise bu dosya işlerini tamamlamanız gereken daha büyük projeyle ilişkilendirir.