Ottermind で Google Drive を使う：ファイルを探して引き継ぎを準備

次の引き継ぎに必要なファイルを、Ottermind の1つの専用タスクにまとめましょう。Google Drive スキルを設定すると、エージェントはアクセス可能なファイルを探し、対応形式でのエクスポートを準備し、選んだ資料を引き継ぎフォルダに整理する作業を支援できます。元の保存場所と目指す成果を伝えれば、チームがすでに持っているファイルから作業を始められます。

「プロジェクトの資料を渡してほしい」という依頼に、いくつもの判断が伴う場合に役立ちます。どの版を使うか、どの文書に PDF のコピーが必要か、受け取る人に最初に見るべきものをどう伝えるか。役立つ引き継ぎには、ファイルを集めるだけでなく、こうした疑問への答えも必要です。

以下では、架空のパートナー受け入れプロジェクトの引き継ぎを例に説明します。ファイル名、フォルダ構成、出力表は説明用の例であり、接続した Drive アカウントから取得した結果ではありません。

資料が保存されているアカウントを接続する

byungkyu が公開している Google Drive スキルを使います。このサードパーティ製スキルは Maton ゲートウェイ経由で接続します。Maton API キーと有効な Google OAuth 接続が必要です。他の Drive スキルでは、接続方法が異なる場合があります。

スキル設定ガイドに従ってスキルを追加・有効化し、タスクを担当するエージェントに紐づけます。選択したスキルの接続手順を完了したら、既知のフォルダ URL をエージェントに渡し、アクセスできるフォルダを確認してもらいます。

同じプロジェクト名が複数の場所にあるとき、この最初の依頼が特に役立ちます。収集、コピー、名前の変更を指示する前に、対象となる保存場所を確認してください。

接続とファイル操作: Google Drive スキルの設定

資料を見つけ、版の選択が必要な箇所を明確にする

パートナー受け入れプロジェクトを引き継ぐとします。元のフォルダには、編集可能な概要書、スライド資料、古い PDF、ワークショップのメモをまとめたフォルダがあります。2つのファイル名に「最終版」が含まれています。そのうち一方の更新日時が新しいのは、誰かがタイトルを変更したためです。

まず一覧を作成します。ファイルを識別し、引き継ぎに含める候補となる理由を説明できるだけのメタデータを求めましょう。Google Drive は名前、種類、所属フォルダ、更新日時による検索に対応しており、候補を絞り込むのに役立ちます。

ファイルとフォルダの検索: Google Drive 検索ドキュメント

次のフォルダから、パートナー受け入れプロジェクトの引き継ぎ用一覧を作成してください：
[Drive フォルダ URL]。まず直下のファイルを対象にし、サブフォルダは別に一覧化して、
含めるかどうかを私が選べるようにしてください。

候補ごとに、ファイル名、ファイルの種類、最終更新日時、元ファイルのリンクを返してください。
名前が似ているファイルをまとめ、その分類理由を説明してください。
私が判断する必要のある版の選択を明示してください。更新日時が新しいことや、
名前に「最終版」が含まれることを理由に、承認済みだと判断しないでください。
不完全な結果は報告してください。ファイルの移動や名前の変更はしないでください。

一覧は、選択に役立つものであるべきです。架空のフォルダでは、次のように整理できます。

これは違いを示す例であり、取得したファイルではありません。ファイル一覧の作成と版の決定が、別々の作業である理由を示しています。メタデータで候補は特定できますが、文書がプロジェクト責任者に承認されたかどうかまでは確認できません。

元ファイルを選んだら、より具体的な依頼に進みます。「この概要書とこのスライドを使ってください。古い PDF は除外してください。ワークショップメモは、下記リンクの2件だけを含めてください。」この返答によって、次の工程で使う資料が明確になります。

決める前に実際の内容を比較する必要がある場合は、別の読み取りタスクにし、利用可能なツールがその形式を処理できることを確認してください。この段階で確認すべき点は、文書分析ガイドで紹介しています。

ファイルの用途に合うエクスポートを準備する

編集可能な文書は、プロジェクトを引き継いで進める同僚に役立ちます。PDF は、書き出した時点の内容を閲覧用のコピーで確認したいレビュー担当者に向いています。対応関係が明確であれば、両方を引き継ぎ資料に含められます。

Drive のエクスポート操作では、Google Workspace 文書を所定の出力形式で書き出せます。Google Docs と Slides は PDF エクスポートに対応しています。既存の PDF はファイルとしてダウンロードするため、Google 文書と同じエクスポート操作は不要です。

エクスポート形式の選択: Google Workspace のエクスポート形式

次の承認済みの元ファイルを PDF としてエクスポートしてください：
[Google Docs 概要書 URL]
[Google Slides 資料 URL]

元の文書は変更しないでください。各出力の名前は元ファイルに合わせ、
今日の日付を付けて、この引き継ぎ用コピーだと分かるようにしてください。
利用可能な成果物提供ツールを使ってファイルを返し、各項目の元 URL、
出力ファイル名、エクスポート結果を含む索引を作成してください。
失敗した、または未対応のエクスポートは報告してください。
ファイルの共有や送信はしないでください。

索引も成果物の一部です。後から誰かが原本を変更しても、書き出したコピーの作成に使った文書をたどれます。

ファイルが返されたら、開いて確認しましょう。概要書の表、スライドの端、受け手が必要とするリンクをチェックします。情報の中には、エクスポートしたページではなく作業環境に属するものもあります。PDF のコピーに、元ファイルのすべてのコメントや共同作業機能が引き継がれるとは考えないでください。

選んだ形式では読みにくいファイルがあれば、その元ファイルに戻り、別の書き出し方法と編集可能なファイルのどちらが適切かを判断します。例外に対処している間も、正常に書き出せた項目は索引に残してください。

受け手が迷わないフォルダを組み立てる

ファイルを選んだら、受け手が行うことに沿って整理します。この例では、概要書を読む、参考資料を参照する、成果物を使う、という3つの区分で十分です。

選択した Drive スキルは、フォルダの作成とファイルのコピー、移動、名前の変更に対応しています。進行中のプロジェクトファイルから引き継ぎ資料を作る場合、コピーを使えばチームの作業用原本を保てます。暗黙の了解にせず、コピーすることを依頼に明記しましょう。

次の承認済み Drive ファイル一式の引き継ぎフォルダを計画してください：[ファイル URL]。
概要書、参考資料、成果物の3区分を使ってください。

各ファイルの元リンク、提案する保存先、提案するファイル名を示してください。
選んだ元ファイルはコピーし、原本を元の場所に残す計画にしてください。
曖昧な名前を指摘し、フォルダの作成やコピーの実行前に私の承認を待ってください。
共有権限は変更しないでください。
承認した計画を実行したら、保存先のリンクと、完了・未完了の操作一覧を返してください。

計画を承認する前に、受け手の目線で確認します。「概要書」には、競合する複数の版ではなく、読むべき出発点を置きます。「参考資料」には、作業内容の理解に役立つメモを入れます。「成果物」には、選定したプロジェクトのアウトプットを、用途を区別できる名前で収めます。

ローカルに返されたエクスポート済み PDF は、どうやって引き継ぎフォルダに入れるのかを確認してください。上のワークフローは Drive にある既存ファイルをコピーします。新たに書き出したローカルファイルを Drive に戻すには、別途、利用可能なアップロードツールが必要です。使えない場合は、PDF を別途提供する添付ファイルとして扱い、その旨を索引に記載します。

最後に、短い引き継ぎメモで資料一式を案内できます。

まず受け入れ概要書で対象範囲と決定事項を確認してください。発表にはレビュー資料を使ってください。参考資料フォルダには、選定した2件のワークショップメモがあります。PDF のコピーはエクスポート索引に別途記載しています。

このメモの例は、各ファイルの内容を繰り返さずに道筋を示します。実際の受け手に合わせた文面を依頼し、リンクが準備済みの保存先を指しているか確認してください。

フォルダの作成と受け手のアクセス権は別の話です。引き継ぎ資料を送る前に、相手が対象ファイルを開けることを確認し、必要な共有設定の変更を個別に承認してください。

1つのフォルダから始め、分かりやすい資料一式に仕上げる

十分な引き継ぎには、選定された元ファイル、読みやすい出力、最初に見る場所の説明がそろっています。1つの会話の中で、選択肢が具体的になるたびに確認しながら、3つすべてを進められます。

Google Drive スキルを開き、次の引き継ぎ用フォルダを用意しましょう。スキル入門では、この機能をエージェントで使えるようにする方法を説明しています。エージェントのワークスペースガイドでは、こうしたファイル作業を、完了させたいプロジェクト全体の中に位置づけています。