استخدم Google Drive مع Ottermind: اعثر على الملفات وجهّز تسليم المشروع

اجمع الملفات اللازمة لتسليم مشروعك القادم في مهمة واحدة محددة داخل Ottermind. بعد إعداد مهارة Google Drive، يستطيع وكيلك العثور على الملفات التي يمكنه الوصول إليها، وتجهيز عمليات تصدير بالصيغ المدعومة، والمساعدة في تنظيم المواد المختارة داخل مجلد للتسليم. أنت تحدد موقع المصادر والنتيجة المطلوبة، ويبدأ العمل من الملفات الموجودة لدى فريقك بالفعل.

يفيد ذلك عندما تتطلب عبارة «أرسل مواد المشروع» عدة قرارات: أي نسخة ينبغي استخدامها، وأي مستندات تحتاج إلى نسخة PDF، وكيف سيعرف المستلم من أين يبدأ؟ التسليم المفيد يجيب عن هذه الأسئلة إلى جانب جمع الملفات.

يتناول المثال التالي تسليمًا افتراضيًا لمشروع تهيئة شريك جديد. أسماء الملفات وبنية المجلدات وجداول المخرجات توضيحية، وليست نتائج مأخوذة من حساب Drive متصل.

اربط الحساب الذي يحتوي على موادك

استخدم مهارة Google Drive التي نشرها byungkyu. تتصل هذه المهارة التابعة لجهة خارجية عبر بوابة Maton. وهي تتطلب مفتاح Maton API واتصال Google OAuth نشطًا؛ وقد تستخدم مهارات Drive الأخرى طرق اتصال مختلفة.

أضف المهارة وفعّلها واربطها بالوكيل المسؤول عن مهمتك وفقًا لـدليل إعداد المهارات. أكمل تعليمات الاتصال الخاصة بالمهارة المختارة، ثم أعطِ الوكيل رابط URL لمجلد تعرفه واطلب منه تأكيد المجلد الذي يمكنه الوصول إليه.

يفيد هذا الطلب الأول خصوصًا عندما يظهر اسم المشروع نفسه في عدة أماكن. تأكد من المصدر قبل أن تطلب من الوكيل جمع أي شيء أو نسخه أو إعادة تسميته.

الاتصال وعمليات الملفات: إعداد مهارة Google Drive

اعثر على المواد وأظهر قرارات اختيار النسخ بوضوح

لنفترض أنك تحتاج إلى تسليم مشروع تهيئة شريك جديد. يحتوي المجلد المصدر على موجز قابل للتحرير، وعرض تقديمي، وملف PDF أقدم، ومجلد لملاحظات ورش العمل. يتضمن اسما ملفين كلمة «نهائي». وأحدهما يحمل وقت تعديل أحدث لأن شخصًا غيّر عنوانه.

ابدأ بجرد الملفات. اطلب بيانات وصفية كافية للتعرّف عليها وشرح سبب احتمال ملاءمتها للتسليم. يدعم Google Drive البحث حسب الاسم والنوع والمجلد الذي ينتمي إليه الملف ووقت التعديل، مما قد يساعد على تضييق الاختيار.

العثور على الملفات والمجلدات: وثائق البحث في Google Drive

أعدّ قائمة جرد لتسليم مشروع تهيئة الشريك من هذا المجلد:
[رابط URL لمجلد Drive]. ابدأ بالملفات الموجودة داخله مباشرة، وأدرج المجلدات
الفرعية في قائمة منفصلة كي أختار ما إذا كنت سأضمّنها.

لكل ملف مرشح، أعِد اسم الملف ونوعه ووقت آخر تعديل ورابط المصدر.
اجمع الملفات ذات الأسماء المتشابهة معًا واشرح أساس هذا التجميع.
حدّد اختيارات النسخ التي تتطلب قراري. لا تفترض أن الملف معتمد لمجرد
أنه أحدث أو لأن اسمه يتضمن كلمة «نهائي».
أبلغ عن أي نتائج غير مكتملة. لا تنقل الملفات ولا تُعِد تسميتها.

ينبغي أن تساعدك قائمة الجرد على الاختيار. وفي المجلد الافتراضي، قد يكون ذلك كما يلي:

هذه فروق توضيحية، وليست ملفات تم استرجاعها. وهي تبيّن لماذا يُعدّ سرد الملفات واتخاذ قرار بشأن النسخة جزأين منفصلين من العمل. تستطيع البيانات الوصفية تحديد الملفات المرشحة، لكنها لا تثبت أن مسؤول المشروع اعتمد المستند.

بعد اختيار الملفات المصدر، تابع بطلب أضيق نطاقًا: «استخدم هذا الموجز وهذا العرض. استبعد ملف PDF الأقدم. ضمّن فقط ملاحظتي ورش العمل المشار إليهما في الرابطين أدناه». تحدد هذه الإجابة مجموعة مصادر واضحة للخطوة التالية.

إذا احتجت إلى مقارنة المحتوى الفعلي قبل اتخاذ القرار، فاجعل ذلك مهمة قراءة منفصلة، وتأكد من أن الأدوات المتاحة تستطيع معالجة الصيغ المعنية. يوضح دليل تحليل المستندات ما ينبغي الانتباه إليه في تلك المرحلة.

جهّز نسخًا مُصدَّرة تناسب طريقة استخدام الملفات

يفيد المستند القابل للتحرير الزميل الذي سيواصل العمل على المشروع. أما PDF فيناسب المراجع الذي يحتاج إلى نسخة مستقرة للقراءة. ويمكن أن يتضمن التسليم كليهما، بشرط توضيح العلاقة بينهما.

تدعم عملية التصدير في Drive صيغ إخراج محددة لمستندات Google Workspace. يتيح Google Docs وSlides التصدير إلى PDF. أما ملف PDF الموجود أصلًا فيُنزَّل كملف؛ ولا يحتاج إلى عملية التصدير نفسها المستخدمة مع مستند Google.

اختيار صيغ التصدير: صيغ التصدير في Google Workspace

جهّز نسخ PDF مُصدَّرة من هذه المصادر المعتمدة:
[رابط URL للموجز في Google Docs]
[رابط URL للعرض في Google Slides]

أبقِ المستندات المصدر دون تغيير. سمِّ كل ملف مُصدَّر وفقًا لمصدره،
وأضف تاريخ اليوم لنتمكن من تمييز هذه النسخة الخاصة بالتسليم.
أعِد الملفات عبر أدوات تسليم المخرجات المتاحة، وقدّم فهرسًا يتضمن
رابط URL للمصدر واسم الملف المُصدَّر ونتيجة التصدير لكل عنصر.
أبلغ عن أي تصدير فاشل أو غير مدعوم. لا تشارك الملفات ولا ترسلها.

الفهرس جزء من المخرجات المطلوب تسليمها. فهو يتيح تتبّع النسخة المُصدَّرة إلى المستند الذي استُخدم لإنتاجها، حتى لو غيّر شخص ما الأصل لاحقًا.

بعد استلام الملفات، افتحها. تحقّق من جداول الموجز وحواف شرائح العرض وأي روابط يحتاج إليها المستلم. بعض المعلومات جزء من بيئة العمل وليست جزءًا من الصفحة المُصدَّرة؛ لذا لا ينبغي افتراض أن نسخة PDF تحمل كل التعليقات أو ميزات التعاون الموجودة في مصدرها.

إذا صعبت قراءة ملف بالصيغة المختارة، فارجع إلى مصدره وحدّد ما إذا كان تصدير آخر أو الملف القابل للتحرير أنسب. أبقِ عمليات التصدير الناجحة في الفهرس أثناء معالجة الحالة الاستثنائية.

أنشئ مجلدًا يستطيع الآخرون تصفحه بسهولة

بعد اختيار الملفات، نظّمها وفقًا لما سيفعله المستلم. تكفي لهذا المثال ثلاثة أقسام: قراءة الموجز، والرجوع إلى المواد المرجعية، واستخدام المخرجات.

تدعم مهارة Drive المختارة إنشاء المجلدات ونسخ الملفات ونقلها وإعادة تسميتها. عند تجميع التسليم من ملفات مشروع ما زال العمل عليه جاريًا، يمكن للنسخ أن يحافظ على أصول العمل الخاصة بالفريق. اذكر هذا الاختيار في الطلب بدلًا من تركه ضمنيًا.

خطّط لمجلد تسليم لهذه المجموعة المعتمدة من ملفات Drive: [روابط URL للملفات].
استخدم ثلاثة أقسام: الموجز، والمواد المرجعية، والمخرجات.

اعرض رابط كل مصدر والوجهة المقترحة واسم الملف المقترح.
خطّط لنسخ الملفات المصدر المختارة مع إبقاء الأصول في مكانها.
نبّه إلى الأسماء المبهمة، وانتظر موافقتي قبل إنشاء المجلدات أو عمل النسخ.
أبقِ أذونات المشاركة دون تغيير.
بعد تطبيق الخطة المعتمدة، أعِد روابط الوجهات وقائمة بالعمليات
المكتملة وغير المكتملة.

قبل اعتماد الخطة، انظر إليها بعين المستلم. ينبغي أن يحتوي «الموجز» على نقطة البداية، لا على عدة نسخ متنافسة. وينبغي أن تضم «المواد المرجعية» الملاحظات التي تساعد على فهم العمل. أما «المخرجات» فينبغي أن تحتوي على نتائج المشروع المختارة، بأسماء تميّز أغراضها.

بالنسبة إلى ملفات PDF المُصدَّرة التي أُعيدت محليًا، تأكد من كيفية إدخالها إلى مجلد التسليم. ينسخ سير العمل أعلاه الملفات الموجودة أصلًا في Drive؛ أما وضع ملف محلي مُصدَّر حديثًا في Drive فيحتاج أيضًا إلى أداة رفع متاحة. إذا لم تتوفر، فأبقِ ملفات PDF كمرفقات تُسلَّم بصورة منفصلة واذكر ذلك في الفهرس.

يمكن بعدها أن توضّح ملاحظة تسليم قصيرة محتويات الحزمة:

ابدأ بموجز التهيئة للتعرّف على النطاق والقرارات. استخدم عرض المراجعة عند تقديم العرض. يحتوي المجلد المرجعي على ملاحظتي ورش العمل المختارتين. نسخ PDF مدرجة بصورة منفصلة في فهرس التصدير.

تمنح هذه الملاحظة النموذجية توجيهًا دون تكرار محتوى كل ملف. اطلب نسخة تناسب المستلم الفعلي، وتحقّق من أن روابطها تشير إلى الوجهات التي اكتمل إعدادها.

إنشاء المجلد ووصول المستلم مسألتان منفصلتان. قبل إرسال مواد التسليم، تأكد من أن الشخص المقصود يستطيع فتح الملفات ذات الصلة، واعتمد أي تغييرات محددة لازمة على المشاركة.

ابدأ بمجلد واحد وانتهِ بحزمة واضحة

يتضمن التسليم المكتمل مجموعة مصادر مختارة، ومخرجات سهلة القراءة، وتوضيحًا لنقطة البداية. يمكنك العمل على العناصر الثلاثة في محادثة واحدة، ومراجعة الخيارات كلما أصبحت محددة.

افتح مهارة Google Drive وأحضر مجلد التسليم القادم. تشرح مقدمة المهارات كيفية إتاحة هذه القدرة لوكيلك. ويربط دليل مساحة عمل الوكلاء هذا العمل على الملفات بالمشروع الأكبر الذي تحتاج إلى إنجازه.