Ottermindで複数ファイルを分析する方法：PDF・Excelから業務報告へ

業務報告に必要な情報は、PDF、表計算ファイル、会議メモに分散しがちです。Ottermindで各資料の事実を抽出し、結果を関連づけてから報告書やスライドを作成しましょう。結論と根拠を結びつけておくことで、使う前の確認がしやすくなります。

結論の前に根拠を整理する

各ファイルを分析して矛盾を見つけ、その後に報告書を構成します。重要な記述の参照位置を残してください。

報告書、業務データの表、会議メモを1つずつ選びます。「8月市場報告」「8月売上」「9月計画会議」のように名前を区別し、期間、単位、版を明記します。

仮の目標や個人の意見を区別すると、事実、チームの計画、提案を混同しにくくなります。

Prompt

3つの資料を読んでください。報告書から事実と出典、表から指標と集計期間、会議メモから決定事項、未解決の質問、作業を抽出してください。重要な数字にはファイル名と参照位置を付けてください。矛盾があれば、自分で答えを選ばず一覧にしてください。

割合、通貨、月、提案と決定の違いを確認します。

Prompt

確認済みの情報を使い、今月の変化、注意すべき点、来月の優先事項を説明してください。事実、解釈、推奨事項を分け、推奨事項ごとに根拠と不足情報を示してください。

3つの要約を並べるのではなく、意思決定につながる構成にします。

Prompt

分析を経営向け報告書にしてください。1ページの要約、指標、問題、次の行動の順とし、担当者、期日、未確認事項を含めます。同じ確認済み数値で6枚のスライドも作成してください。

成果物ごとに読者と長さを指定します。要約は素早い判断に、本文は理由と出典の確認に使います。

少なくとも3つの重要な結論を元資料までたどって確認します。グラフの期間、計算方法、根拠を超えた推奨事項も見直します。期間が誤っていれば、他の構成を保ちながら期間と関連する結論を修正し、影響を受けたページを再確認してください。