Capacités de base
Automations
Exécutions planifiées ou déclenchées par condition d'un agent choisi sur une tâche fixe.
Ce que c'est
Les Automations Ottermind sont des tâches automatisées qui permettent à un Agent spécifié d'exécuter une tâche fixe à une heure planifiée ou selon des conditions définies. Considérez une Automation comme une tâche d'Agent planifiée ou récurrente. En créant une Automation, vous laissez un Agent exécuter des rapports, des flux de travail ou d'autres tâches selon un calendrier, réduire les opérations répétées et produire des résultats à un rythme régulier.
Avec les Automations, vous pouvez
- Planifier des tâches pour qu'elles s'exécutent automatiquement à une heure donnée.
- Réutiliser des tâches stables comme des flux de travail répétables.
- Contrôler l'Agent d'exécution, l'appareil, la règle de démarrage et la règle de fin.
- Gérer le statut, la dernière exécution, la prochaine exécution, et suspendre ou dépanner les tâches.
Les Automations conviennent aux tâches dont les horaires sont clairs, les sources d'entrée stables et les normes de sortie précises. Elles ne conviennent pas aux tâches très ponctuelles, aux tâches nécessitant un jugement humain, ni aux tâches impliquant des données sensibles dont les permissions ne sont pas claires.
Gérer vos automations
Dans la barre latérale gauche d'Ottermind, sélectionnez Automations pour afficher les tâches automatisées. Recherchez des tâches et filtrez par All, Active, Running, Paused ou Error.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Active | La tâche est activée et s'exécutera selon le calendrier. |
| Running | La tâche est en cours d'exécution. |
| Paused | La tâche est suspendue et ne s'exécutera pas automatiquement. |
| Error | La tâche a échoué et nécessite une vérification de la configuration ou des entrées. |
Créer une automation
Cliquez sur New automation pour créer une tâche automatisée. Renseignez le nom, choisissez un Agent et un Device, décrivez ce que la tâche doit faire, puis définissez l'heure d'exécution et la règle de fin.
| Champ | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Name | Nom de la tâche utilisé pour l'identifier dans la liste. |
| Agent | L'Agent qui exécute la tâche. |
| Device | L'appareil ou l'environnement où la tâche s'exécute. |
| What should this automation do? | Instructions de la tâche. Incluez l'objectif, l'entrée, la sortie et les restrictions. |
| Choose when this automation should run | Mode et heure d'exécution. |
| Starts | Quand la tâche devient active. |
| When should this automation end? | Quand la tâche doit s'arrêter. |
Rédiger des instructions de tâche claires
Les instructions de la tâche déterminent ce que fait l'Agent à chaque exécution. Détails recommandés :
- Ce qui doit être accompli.
- Quelles données ou sources utiliser.
- Quel format de sortie est attendu.
- S'il faut filtrer, trier, résumer ou envoyer.
- Ce que la tâche ne doit pas faire.
Bon exemple
Résumer chaque jour les mises à jour importantes de sources d'information spécifiées, produire en Markdown, conserver les liens sources et lister à la fin les éléments nécessitant une attention humaine.
Mauvais exemple
Vérifier chaque jour ce qui est nouveau.
Définir le mode d'exécution
S'exécute selon un cycle fixe, par exemple quotidien ou hebdomadaire.
Se répète à un intervalle défini.
Ne s'exécute qu'une seule fois.
Lors du réglage de l'heure, vérifiez que le fuseau horaire, la fréquence et le rythme métier correspondent à vos besoins. Après la création, vous pouvez consulter Runs, Last run et Next run dans la liste.
Définir les règles de démarrage et de fin
Starts détermine quand la tâche devient active :
| Option | Effet |
|---|---|
| Default | La tâche attend le prochain déclenchement planifié. |
| Immediately | La tâche s'exécute juste après la création. |
| Next run at | La tâche démarre à la prochaine heure planifiée. |
Options de End rule :
| Option | Effet |
|---|---|
| Never | Continue de s'exécuter jusqu'à ce qu'elle soit suspendue ou supprimée manuellement. |
| After | S'arrête après un nombre d'exécutions spécifié. |
| On | S'arrête après une date spécifiée. |
Pour les tâches de surveillance temporaires, définissez une règle de fin afin d'éviter des coûts ou un accès aux données inutiles sur le long terme.
Consulter les résultats et le statut
Après la création, l'Automation apparaît dans la liste. La carte indique l'Agent d'exécution, le type, le statut, la règle d'exécution, la dernière exécution et l'heure de la prochaine exécution. Pour arrêter temporairement la tâche, cliquez sur Pause. Si la tâche est anormale, vérifiez d'abord si le statut est Error, puis contrôlez l'Agent, le Device, les instructions de la tâche, les réglages horaires et les sources d'entrée.
Gérer les actions d'automation
Sur une carte d'Automation, cliquez sur Pause pour suspendre la tâche. Après suspension, la tâche ne s'exécutera pas automatiquement selon le calendrier. Pour la relancer, cliquez sur Resume.
Cliquez sur le menu supplémentaire à droite pour ces actions :
- Edit — modifier le nom de la tâche, l'Agent, le Device, les instructions de la tâche, l'heure d'exécution et la règle de fin.
- Duplicate — créer une copie de l'Automation actuelle. Vérifiez la configuration copiée avant de l'activer.
- View runs — consulter l'historique des exécutions de cette Automation.
- Delete — supprimer l'Automation. Après suppression, la tâche ne s'exécutera plus.
Notes d'utilisation
Les Automations déclenchent des tâches automatiquement
Une fois qu'une Automation est créée, elle s'exécute automatiquement selon ses réglages. Elle ne nécessite pas de confirmation manuelle à chaque fois. Assurez-vous que les instructions de la tâche, la portée des permissions et la destination de sortie sont claires.
Vérifiez les réglages horaires
Avant de créer une tâche planifiée, confirmez l'heure d'exécution, la fréquence, le mode de démarrage et la règle de fin. Pour les tâches impliquant des fuseaux horaires, des jours fériés, des jours de bourse ou des jours ouvrés, écrivez la règle clairement dans les instructions de la tâche.
Permissions et sécurité des données
Les Automations peuvent lire des fichiers, accéder à des services externes ou générer des résultats en continu. Ne laissez pas des tâches automatisées traiter en continu des données non autorisées, des fichiers sensibles, des mots de passe, des clés, des données clients, des contrats, des données financières ou des informations d'identité personnelle.
FAQ
Pourquoi l'Automation ne s'est-elle pas exécutée immédiatement après sa création ?
Elle est peut-être réglée sur Default, qui attend la prochaine heure planifiée. Si vous avez besoin qu'elle s'exécute tout de suite, choisissez Immediately.
Pourquoi l'Automation a-t-elle échoué ?
La configuration de l'Agent peut être inadaptée, le Device peut être indisponible, la source d'entrée peut être inaccessible, les instructions de la tâche peuvent être imprécises, ou le Skill requis peut ne pas être lié.
Quand dois-je définir une règle de fin ?
Définissez une règle de fin pour la surveillance temporaire, les rapports par phases, le suivi d'événements et les tâches avec des limites de budget.