Laden Sie Belege oder Ausgabendaten hoch und beschreiben Sie die benötigte Übersicht. Ottermind ordnet die Einträge, wendet Ihre Regeln an, fasst Ausgaben zusammen und kennzeichnet fehlende Angaben zur Prüfung.
Ordne meine hochgeladenen Belege zu einer Ausgabenübersicht für . Gruppiere sie nach , berechne die Summen und liefere das Ergebnis als . Behalte Händler, Datum, Betrag, Steuer und Währung bei; markiere fehlende oder unsichere Angaben als „Zu prüfen“ und erfinde keine Werte.
Beginnen Sie mit echten Ausgabendaten und einem klaren Berichtsziel. Diese Beispiele zeigen, welche strukturierten Ergebnisse Sie mit Ottermind erstellen können.
Wandeln Sie eine CSV-Datei mit Januar-Belegen in eine nach Kategorie und Projekt gruppierte Übersicht um. Trennen Sie Nettobetrag, Umsatzsteuer, Trinkgeld und Gebühren, fassen Sie den Monat zusammen und markieren Sie fehlende Daten, Anbieter, Summen oder Steuerangaben als prüfbedürftig.
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Prüfen Sie die wöchentlichen Teamausgaben anhand einer bereitgestellten Richtlinie. Versehen Sie jede Position mit einem Status, summieren Sie die Ausgaben nach Mitarbeitenden und Kunden und erstellen Sie gezielte Listen für Richtlinienverstöße und Erstattungen über die Lohnabrechnung.
Unterhaltung ansehenEine hilfreiche Belegverwaltung sollte zu Ihrer bisherigen Ausgabenprüfung passen, die Quelldateien griffbereit halten und unklare Einträge leichter auffindbar machen.
Beginnen Sie mit Ihren eigenen Spalten und Ihrer eigenen Berichtsstruktur, statt jeden Auftrag an eine feste Vorlage anzupassen. Fordern Sie eine Monatsübersicht, eine wöchentliche Richtlinienprüfung, einen Projektkostenbericht oder eine Erstattungsliste an. Ändern sich die Anforderungen, können Sie die Struktur in derselben Unterhaltung verfeinern.
Geben Sie der KI-Belegverwaltung Ihre Ausgabenkategorien, Hinweise zur Abzugsfähigkeit oder Unternehmensrichtlinie. Ottermind wendet diese Regeln auf die hochgeladenen Einträge an und erläutert, warum eine Position geprüft werden muss. Fehlende Regeln werden weder erfunden noch Ausgaben ohne Grundlage als genehmigt betrachtet.
Fassen Sie mit derselben bereinigten Übersicht Ausgaben nach Kategorie, Projekt, Mitarbeitenden, Kunde oder einem anderen Ausgangsfeld zusammen. So gelangen Sie einfacher von der Belegbereinigung zu Monatsberichten, Projektkostenprüfungen, Erstattungsvorbereitungen oder Analysen der Teamausgaben.
Fehlende Belege, unleserliche Summen, unvollständige Anbieternamen, ungewöhnliche Beträge und Genehmigungslücken sollten nicht in einer langen Tabelle untergehen. Ottermind lässt unklare Werte offen und bündelt alle Einträge, die eine Beurteilung erfordern, in einer gezielten Prüfliste.
Beide Ansätze erfordern weiterhin eine abschließende menschliche Prüfung. Der Unterschied liegt darin, wofür Sie Ihre Zeit vor Beginn dieser Prüfung aufwenden.
Für alle, die vor der Buchhaltung, einer Richtlinienprüfung oder einer Erstattung übersichtlichere Ausgabendaten benötigen.
Gruppieren Sie Belege nach Kunde, Projekt oder Monat und erstellen Sie übersichtlichere Unterlagen für Rechnungsstellung, Berichte oder die Steuerberatung.
Bereinigen Sie eine Reihe von Einkäufen, trennen Sie Steuern und Gebühren und erkennen Sie unvollständige Einträge, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.
Prüfen Sie eingereichte Ausgaben anhand einer schriftlichen Richtlinie und trennen Sie regelkonforme Positionen, Ausnahmen und Einträge ohne Genehmigungsnachweis.
Fassen Sie genehmigte Beträge nach Mitarbeitenden zusammen und bereiten Sie eine gezielte Übergabe an die Lohnbuchhaltung vor, während ungeklärte Forderungen sichtbar bleiben.
Fügen Sie von Ottermind unterstützte Belegbilder, PDF-Dateien, exportierte Ausgabendaten oder Richtliniendokumente hinzu. Beschreiben Sie den Berichtszeitraum, wem die Ausgaben zuzuordnen sind und welches Ergebnis Sie benötigen. Nennen Sie die erforderlichen Spalten, Kategorien, Zusammenfassungen und Prüfkriterien. Wenn eine Steuervorschrift oder Unternehmensrichtlinie gilt, geben Sie die genaue Anweisung an, anstatt die KI-Belegverwaltung Annahmen treffen zu lassen.
Ottermind liest das Ausgangsmaterial und erstellt eine einheitliche Übersicht. Beträge lassen sich trennen, Einkäufe gruppieren, bereitgestellte Regeln anwenden und Summen nach Kategorie, Kunde, Projekt, Mitarbeitenden oder Berichtszeitraum berechnen. Unvollständige Felder und fehlende Nachweise bleiben sichtbar. Statt unklare Ausgaben stillschweigend als vollständig zu behandeln, nimmt die Belegverwaltung sie in die anschließende Prüfung auf.
Gleichen Sie die von Ottermind gekennzeichneten Einträge mit den Originaldateien ab. Korrigieren Sie einen Wert, bestätigen Sie eine Kategorie, ergänzen Sie einen Genehmigungsnachweis oder erläutern Sie den Projektbezug eines Kaufs, ohne die Übersicht neu erstellen zu müssen. Erstellen Sie anschließend das Format, das Ihr Arbeitsablauf erfordert: eine monatsweise Zusammenfassung für die Buchhaltung, eine Erstattungsliste, eine Tabelle mit Richtlinienverstößen oder eine kurze Erläuterung ungewöhnlicher Ausgaben.
Antworten auf praktische Fragen, die vor dem Organisieren von Belegdaten mit KI häufig aufkommen.
Eine KI-Belegverwaltung liest Belegdateien oder Ausgabendaten und wandelt die verfügbaren Angaben in geordnete Einträge um. Sie kann dabei helfen, Händler, Daten, Beträge, Steuern, Währungen und Kategorien zu erfassen, angeforderte Zusammenfassungen zu berechnen und Felder zu kennzeichnen, die noch menschlich geprüft werden müssen.
Ein Belegscanner erstellt eine digitale Kopie. Eine KI-Belegverwaltung ordnet die Inhalte zusätzlich anhand einer Berichtsaufgabe, etwa nach Kunde, Projekt, Monat, Mitarbeitenden oder Kategorie. Die Originaldateien bleiben wichtig, da erfasste Werte mit ihrer Quelle abgeglichen werden sollten.
Sie können Belegbilder, PDF-Dateien, exportierte Ausgabendaten und Begleitdokumente hinzufügen, die Ottermind unterstützt. Die Qualität der Quellen wirkt sich auf das Ergebnis aus. Verwenden Sie vollständige, gut lesbare Dateien und fügen Sie relevante Richtliniendokumente hinzu, wenn bestimmte Geschäftsregeln angewendet werden sollen.
Ja. Geben Sie Ihre Kategorienliste vor oder lassen Sie Ottermind anhand der verfügbaren Kaufdetails eine Struktur vorschlagen. Prüfen Sie das Ergebnis, wenn ein Anbieter unterschiedliche Produkte verkauft oder die Kategorie von einem Kunden, Projekt, einer Steuervorschrift oder einer internen Richtlinie abhängt.
Bitten Sie Ottermind, unleserliche Felder leer zu lassen und zur Prüfung zu kennzeichnen. Laden Sie nach Möglichkeit eine besser lesbare Quelle hoch oder ergänzen Sie den fehlenden Kontext manuell. Ein ungeklärter Eintrag ist sicherer als ein erfundener Wert, der vollständig erscheint.
Ja. Setzen Sie dieselbe Unterhaltung fort, um einen Wert zu korrigieren, eine Kategorie umzubenennen, Ausgaben neu zu gruppieren oder eine andere Zusammenfassung anzufordern. Gleichen Sie wichtige Änderungen mit den Originalbelegen ab, bevor Sie die aktualisierte Übersicht anderweitig verwenden.
Die Belegverwaltung kann ausdrücklich bereitgestellte Regeln anwenden und Einträge zur Prüfung vorbereiten. Sie ersetzt weder Buchhaltung oder Steuerberatung noch Finanz- und Lohnverantwortliche oder die Unternehmensrichtlinie. Die verantwortliche Person muss die endgültige Einstufung, Genehmigung und Zahlungsentscheidung bestätigen.
Laden Sie die Dateien hoch, erläutern Sie die gewünschte Organisation der Ausgaben und lassen Sie Ottermind den ersten Entwurf erstellen. Prüfen Sie die Ausnahmen und arbeiten Sie mit übersichtlicheren Daten weiter.