Ottermind에서 Google Drive 사용하기: 파일 찾기부터 인수인계 준비까지

다음 인수인계에 필요한 파일을 Ottermind의 한 작업에 모아 보세요. Google Drive 스킬을 설정하면 에이전트가 접근 가능한 파일을 찾고, 지원되는 형식으로 내보내기를 준비하며, 선택한 자료를 인수인계 폴더에 정리하도록 도울 수 있습니다. 원본 위치와 원하는 결과를 알려 주면 팀이 이미 보유한 파일에서 작업을 시작합니다.

“프로젝트 자료를 전달해 주세요”라는 요청에 여러 판단이 필요한 경우 유용합니다. 어떤 버전을 사용할지, 어떤 문서에 PDF 사본이 필요한지, 받는 사람이 어디부터 보면 되는지 등을 결정해야 합니다. 유용한 인수인계는 파일을 모으는 동시에 이런 질문에도 답합니다.

아래에서는 가상의 파트너 온보딩 프로젝트를 인수인계하는 사례를 살펴봅니다. 파일명, 폴더 구조, 결과 표는 설명을 위한 예시이며, 연결된 Drive 계정에서 가져온 실제 결과가 아닙니다.

자료가 있는 계정 연결하기

byungkyu가 게시한 Google Drive 스킬을 사용하세요. 이 서드파티 스킬은 Maton 게이트웨이를 통해 연결됩니다. Maton API 키와 활성 Google OAuth 연결이 필요하며, 다른 Drive 스킬은 연결 방식이 다를 수 있습니다.

스킬 설정 가이드에 따라 스킬을 추가하고 활성화한 뒤 작업을 담당하는 에이전트에 연결하세요. 선택한 스킬의 연결 절차를 마친 다음, 알고 있는 폴더 URL을 에이전트에 제공하고 접근할 수 있는 폴더가 맞는지 확인해 달라고 요청하세요.

같은 프로젝트 이름이 여러 위치에 있을 때 이 첫 요청이 특히 도움이 됩니다. 자료를 모으거나 복사하거나 이름을 바꾸도록 요청하기 전에 원본 위치를 확인하세요.

연결 및 파일 작업: Google Drive 스킬 설정

자료를 찾고 버전 선택 사항을 명확히 하기

파트너 온보딩 프로젝트를 인수인계해야 한다고 가정해 보겠습니다. 원본 폴더에는 편집 가능한 개요 문서, 발표 자료, 오래된 PDF, 워크숍 메모 폴더가 있습니다. 두 파일의 이름에 “최종”이 들어 있습니다. 그중 하나가 더 최근에 수정된 이유는 누군가 제목을 바꿨기 때문입니다.

먼저 목록부터 만드세요. 파일을 식별하고 인수인계에 포함할 후보인 이유를 설명할 수 있을 만큼의 메타데이터를 요청하세요. Google Drive는 이름, 유형, 소속 폴더, 수정 시간을 기준으로 검색할 수 있어 범위를 좁히는 데 도움이 됩니다.

파일 및 폴더 찾기: Google Drive 검색 문서

다음 폴더에서 파트너 온보딩 인수인계용 파일 목록을 만들어 주세요:
[Drive 폴더 URL]. 먼저 폴더 바로 아래에 있는 파일부터 나열하고,
하위 폴더는 포함 여부를 제가 선택할 수 있도록 따로 목록으로 정리해 주세요.

각 후보에 대해 파일명, 파일 유형, 마지막 수정 시간, 원본 링크를 알려 주세요.
이름이 비슷한 파일끼리 묶고 묶은 이유를 설명해 주세요.
제가 결정해야 할 버전 선택 사항을 표시해 주세요. 파일이 더 최신이거나
이름에 “최종”이 들어 있다는 이유로 승인된 파일이라고 판단하지 마세요.
불완전한 결과가 있으면 보고해 주세요. 파일을 이동하거나 이름을 바꾸지 마세요.

목록은 선택에 도움이 되어야 합니다. 가상의 폴더라면 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

이는 차이를 설명하는 예시이며, 검색으로 가져온 파일이 아닙니다. 파일 목록을 만드는 일과 버전을 결정하는 일이 별개인 이유를 보여 줍니다. 메타데이터로 후보를 식별할 수는 있지만, 프로젝트 책임자가 문서를 승인했는지는 입증할 수 없습니다.

원본 파일을 선택한 뒤에는 범위를 좁혀 요청하세요. “이 개요 문서와 이 발표 자료를 사용하세요. 오래된 PDF는 제외하세요. 워크숍 메모는 아래에 링크한 두 개만 포함하세요.” 이렇게 답하면 다음 단계에서 사용할 원본 파일이 명확해집니다.

결정 전에 실제 내용을 비교해야 한다면 별도의 읽기 작업으로 진행하고, 사용 가능한 도구가 해당 형식을 처리할 수 있는지 확인하세요. 문서 분석 가이드에서 이 단계에 살펴볼 사항을 확인할 수 있습니다.

파일 용도에 맞는 내보내기 준비하기

편집 가능한 문서는 프로젝트를 이어 갈 동료에게 유용합니다. PDF는 안정적인 읽기용 사본이 필요한 검토자에게 적합합니다. 두 파일의 관계를 명확히 설명하면 둘 다 인수인계에 포함할 수 있습니다.

Drive의 내보내기 작업은 Google Workspace 문서에 대해 정해진 출력 형식을 지원합니다. Google Docs와 Slides는 PDF 내보내기를 지원합니다. 이미 있는 PDF는 파일로 다운로드하므로 Google 문서와 같은 내보내기 작업이 필요하지 않습니다.

내보내기 형식 선택: Google Workspace 내보내기 형식

다음 승인된 원본을 PDF로 내보내 주세요:
[Google Docs 개요 문서 URL]
[Google Slides 발표 자료 URL]

원본 문서는 변경하지 마세요. 각 내보내기 파일은 원본 이름을 기준으로 명명하고,
오늘 날짜를 붙여 이번 인수인계용 사본임을 알아볼 수 있게 해 주세요.
사용 가능한 결과물 전달 도구로 파일을 반환하고, 각 항목의 원본 URL,
내보낸 파일명, 내보내기 결과를 담은 색인을 제공해 주세요.
실패했거나 지원되지 않는 내보내기는 보고해 주세요.
파일을 공유하거나 전송하지 마세요.

색인도 결과물의 일부입니다. 누군가 나중에 원본을 바꾸더라도 내보낸 사본이 어떤 문서로 만들어졌는지 추적할 수 있습니다.

파일을 받으면 열어 보세요. 개요 문서의 표, 발표 슬라이드 가장자리, 받는 사람에게 필요한 링크를 확인하세요. 일부 정보는 내보낸 페이지가 아닌 작업 환경에 속합니다. PDF 사본에 원본의 모든 댓글이나 협업 기능이 담긴다고 가정해서는 안 됩니다.

선택한 형식으로 파일을 읽기 어렵다면 해당 원본으로 돌아가 다른 형식으로 내보낼지, 편집 가능한 파일이 더 적절한지 판단하세요. 예외 사항을 해결하는 동안 성공적으로 내보낸 파일은 색인에 그대로 유지하세요.

다른 사람이 쉽게 탐색할 수 있는 폴더 만들기

파일을 골랐다면 받는 사람이 할 일을 중심으로 정리하세요. 이 예시에서는 개요 읽기, 참고 자료 확인하기, 결과물 사용하기의 세 구역이면 충분합니다.

선택한 Drive 스킬은 폴더 생성과 파일 복사, 이동, 이름 변경을 지원합니다. 진행 중인 프로젝트 파일로 인수인계를 준비할 때는 복사하여 팀의 작업용 원본을 보존할 수 있습니다. 이 선택을 암묵적으로 남겨 두지 말고 요청에 명시하세요.

다음 승인된 Drive 파일 묶음의 인수인계 폴더를 계획해 주세요: [파일 URL].
개요, 참고 자료, 결과물의 세 구역을 사용하세요.

각 원본 링크, 제안하는 대상 위치, 제안하는 파일명을 보여 주세요.
선택한 원본 파일은 복사하고 원본은 기존 위치에 남기는 계획을 세워 주세요.
모호한 이름을 표시하고 폴더를 만들거나 복사하기 전에 제 승인을 기다려 주세요.
공유 권한은 변경하지 마세요.
승인된 계획을 실행한 뒤 대상 링크와 완료된 작업 및 미완료 작업 목록을 반환해 주세요.

계획을 승인하기 전에 받는 사람의 관점에서 살펴보세요. “개요”에는 서로 경쟁하는 여러 버전이 아니라 출발점이 있어야 합니다. “참고 자료”에는 업무를 이해하는 데 도움이 되는 메모가 있어야 합니다. “결과물”에는 선택한 프로젝트 산출물을 넣고, 이름으로 용도를 구분할 수 있어야 합니다.

로컬로 반환된 PDF 내보내기 파일은 어떻게 인수인계 폴더에 넣을지 확인하세요. 위 워크플로는 Drive에 이미 있는 파일을 복사합니다. 새로 내보낸 로컬 파일을 Drive에 다시 넣으려면 사용 가능한 업로드 도구도 필요합니다. 없다면 PDF를 별도로 전달하는 첨부 파일로 유지하고 색인에 그렇게 명시하세요.

그다음 짧은 인수인계 메모로 자료 묶음을 설명할 수 있습니다.

온보딩 개요부터 읽어 범위와 결정 사항을 확인하세요. 발표에는 검토 발표 자료를 사용하세요. 참고 폴더에는 선택한 워크숍 메모 두 개가 있습니다. PDF 사본은 내보내기 색인에 별도로 나와 있습니다.

이 메모 예시는 각 파일의 내용을 되풀이하지 않고 방향을 안내합니다. 실제 받는 사람에 맞춘 버전을 요청하고, 링크가 준비 완료된 대상 위치를 가리키는지 확인하세요.

폴더 생성과 받는 사람의 접근 권한은 별개입니다. 인수인계 자료를 보내기 전에 지정한 사람이 관련 파일을 열 수 있는지 확인하고, 필요한 구체적인 공유 설정 변경을 승인하세요.

폴더 하나에서 시작해 명확한 자료 묶음으로 마무리하기

완전한 인수인계에는 선택한 원본 파일, 읽기 좋은 출력물, 어디서 시작할지에 대한 설명이 필요합니다. 한 대화에서 세 가지를 모두 진행하며 선택 사항이 구체화될 때마다 검토할 수 있습니다.

Google Drive 스킬을 열고 다음 인수인계에 사용할 폴더를 준비하세요. 스킬 소개에서는 에이전트가 이 기능을 사용할 수 있게 하는 방법을 설명합니다. 에이전트 작업 공간 가이드는 이런 파일 작업을 완수해야 할 전체 프로젝트와 연결해 설명합니다.